İçerik
Çoğu zaman, bir Excel kullanıcısı, hücreleri belirli bir mantıksal sırayla düzenlenmiş verilerle doldurma ihtiyacıyla karşı karşıya kalır. Veya örneğin, mevcut eğilim devam ederse, belirli bir göstergenin değerinin belirli bir anda ne olacağını tahmin etmek için. Artık tüm bunlar için onlarca formül bilmenize gerek yok. Birkaç fare tıklaması yeterli ve sorun çözüldü. Hepsi otomatik tamamlama sayesinde.
Bu özellik, rahatlığı açısından şaşırtıcıdır. Örneğin, takvim aylarını hızlı bir şekilde listelemenize veya her ayın yalnızca 15'i ve son günü görüntülenecek şekilde (örneğin, muhasebe raporlarında) yapmanıza olanak tanır.
Bu harika özellikten nasıl yararlanabilirsiniz?
Sağ alt köşede bir kare var, onu sürükleyerek belirli bir desenin olduğu değerler dizisine devam edebilirsiniz. Örneğin, ilk gün Pazartesi ise, bu basit işlemi yaparak şu satırlara değerler koyabilirsiniz: Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma vb.
Bir hücrede 1,2,4 gibi bir değer kümesi varsa hepsini seçip kutuyu aşağı sürükleyerek 8, 16, 32 vb. sayı dizilerine devam edebilirsiniz. Bu, zaman maliyetlerini önemli ölçüde azaltmanıza olanak tanır.
Aynı şekilde ay isimleri listesi oluşturulur.
Ve aritmetik bir ilerleme için otomatik tamamlamayı kullanmak böyle görünüyor. Örneğimizde sırasıyla 1,3 değerlerine sahip iki hücre kullanıyoruz ve ardından otomatik tamamlama sayı serisine devam ediyor.
Ayrıca, numara metnin içinde olsa bile alım çalışacaktır. Örneğin “1 çeyrek” yazıp kutuyu aşağı sürüklerseniz aşağıdakileri elde edersiniz.
Aslında, bunlar bilmeniz gereken tüm temel bilgilerdir. Ancak Excel ile daha profesyonel çalışma becerilerinde ustalaşmak istiyorsanız, bazı çiplere ve püf noktalarına aşina olabilirsiniz.
Otomatik Tamamlama Veri Listesini Kullanma
Elbette, ayların veya haftanın günlerinin bir listesini yapmak Excel'in yapabileceği tek şey değildir. Diyelim ki elimizde şirketimizin hizmet merkezleri kurduğu şehirlerin bir listesi var. Öncelikle, Dosya – Seçenekler – Gelişmiş – Genel – Listeleri düzenle menü dizisi aracılığıyla erişilebilen “Listeleri değiştir” öğesinde tam listeyi yazmanız gerekir.
Ardından, Excel'de otomatik olarak oluşturulmuş listelerin listesini içeren bir pencere görünecektir.
Burada onlardan pek yok. Ancak bu yanlış anlama kolayca düzeltilebilir. Bunu yapmak için, doğru uXNUMXbuXNUMXbis değer dizisinin yazıldığı doğru bir pencere vardır. Kayıt, hem virgülle hem de bir sütunda olmak üzere iki şekilde yapılabilir. Çok fazla veri varsa, bunlar içe aktarılabilir. Bu şekilde çok zaman kazanabilirsiniz.
Bunun için ne gerekli? İlk önce belgede bir yerde şehirlerin bir listesini oluşturmanız ve ardından aşağıdaki alana bir bağlantı yapmanız yeterlidir.
Liste şimdi oluşturulur ve diğer tüm hücreleri doldurmak için kullanılabilir.
Excel, metin biçimindeki listelere ek olarak, sayısal dizilerin yanı sıra belirli bir desene göre düzenlenmiş bir tarih listesi oluşturmayı mümkün kılar. Bu materyalin en başında, onu kullanmanın yollarından biri verildi, ancak bu ilkel bir seviye. Bu aracı gerçek bir as gibi daha esnek bir şekilde kullanabilirsiniz.
İlk olarak, liste için kullanılacak aralığın parçası ile birlikte gerekli dizi değerlerini (bir veya daha fazla) seçiyoruz. Ardından, üst panelde “Doldur” düğmesini buluyoruz ve görünen menüde “İlerleme” düğmesine tıklayın.
Ardından, ayarların bulunduğu bir pencere belirir.
Sol tarafında, gelecekteki dizinin konumunu ayarlayabileceğiniz radyo düğmeleri vardır: satırlara veya sütunlara göre. İlk durumda, liste aşağı inecek ve ikincisinde sağa gidecek.
Konum ayarının hemen sağında sayısal dizi türünü seçebileceğiniz bir panel bulunur. Aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç seçenek vardır:
- Aritmetik. Sonraki her hücredeki değer, öncekinden belirli bir sayı daha büyüktür. Değeri “Adım” alanının içeriğine göre belirlenir.
- Geometrik. Sonraki her değer, bir öncekinden birkaç kat daha büyüktür. Tam olarak ne kadarı kullanıcının belirttiği adıma bağlıdır.
- Tarih. Bu seçenekle kullanıcı bir tarih dizisi oluşturabilir. Bu türü seçerseniz, ölçü birimi için ek ayarlar etkinleştirilir. Sırayı oluştururken dikkate alınırlar: gün, iş günü, ay, yıl. Bu nedenle, “çalışma günü” öğesini seçerseniz, hafta sonları listeye dahil edilmeyecektir.
- Otomatik tamamlama. Bu seçenek, sağ alt köşeyi sürüklemeye benzer. Basit bir deyişle, Excel, sayı serisine devam etmesi gerekip gerekmediğine veya daha uzun bir liste yapmanın daha iyi olup olmadığına kendi başına karar verir. 2 ve 4 değerlerini önceden belirtirseniz, sonrakiler 6, 8 vb. sayıları içerecektir. Bundan önce daha fazla hücre doldurursanız, “doğrusal regresyon” işlevi kullanılacaktır (bu, mevcut eğilime dayalı bir tahmin oluşturmanıza olanak tanıyan çok ilginç bir seçenektir).
Bu iletişim kutusunun altında, zaten görebileceğiniz gibi, iki seçenek vardır: yukarıda tartışılan adım boyutu ve sınır değeri.
Tüm işlemleri tamamladıktan sonra “OK” butonuna basmanız gerekmektedir. Aynı şekilde belirli bir dönem için çalışma günlerinin bir listesi oluşturulur (örneğin, 31.12.2020/XNUMX/XNUMX'e kadar). Ve kullanıcının çok sayıda gereksiz hareket yapmasına gerek yok!
İşte bu, kurulum tamamlandı. Şimdi biraz daha profesyonel otomatik tamamlama yöntemlerine bakalım.
fareyi kullanma
Bu, otomatik tamamlamanın en uygun yoludur ve en karmaşık işlemleri bile zarif bir şekilde gerçekleştirmenize olanak tanır. Nasıl kullanılabileceğine ilişkin iki seçenek vardır: sol fare düğmesini veya sağ düğmeyi kullanma. Örneğin, görev, her bir sonraki değerin birer birer arttığı artan düzende düzenlenmiş sayıların bir listesini yapmaktır. Genellikle bunun için, ilk hücreye bir birim ve ikinciye bir ikili girilir, ardından kutuyu sağ alt köşeye sürüklerler. Ancak bu amaca başka bir yöntemle ulaşmak mümkündür – sadece ilk hücreyi doldurarak. Ardından, sağ alt köşeden aşağı sürüklemeniz gerekir. Bundan sonra, kare şeklinde bir düğme görünecektir. Tıklamanız ve “Doldur” öğesini seçmeniz gerekir.
Yalnızca hücre biçimlerini genişletebileceğiniz "Yalnızca biçimleri doldur" işlevini de kullanabilirsiniz.
Ancak daha hızlı bir yöntem var: hücreyi paralel olarak sürüklerken Ctrl düğmesini basılı tutmak.
Doğru, yalnızca otomatik tamamlama sayı dizileri için uygundur. Bu numarayı farklı türdeki verilerle çekmeye çalışırsanız, uXNUMXbuXNUMXb değerleri aşağıdaki hücrelere kopyalanacaktır.
Bağlam menüsünün çağrısını hızlandırmanın bir yolu var. Bunu yapmak için farenin sağ düğmesini basılı tutarak kutuyu sürükleyin.
Ardından bir dizi komut görünecektir. Böylece, “İlerleme” menü maddesine tıklayarak ek otomatik tamamlama ayarlarına sahip bir iletişim kutusu açabilirsiniz. Ama bir sınırlama var. Bu durumda maksimum dizi uzunluğu, son hücre ile sınırlı olacaktır.
Otomatik tamamlamanın gerekli değere (belirli bir sayı veya tarih) kadar gerçekleştirilebilmesi için, imleci önceden kutuya yönlendirmiş olarak farenin sağ tuşuna basmanız ve işaretçiyi aşağı sürüklemeniz gerekir. İmleç daha sonra geri döner. Ve son adım fareyi serbest bırakmaktır. Sonuç olarak, otomatik tamamlama ayarlarına sahip bir bağlam menüsü görünecektir. Bir ilerleme seçin. Burada sadece bir hücre seçilir, bu nedenle ayarlarda tüm otomatik doldurma parametrelerini belirtmeniz gerekir: yön, adım, sınır değeri ve OK düğmesine basın.
Özellikle ilginç bir Excel işlevi, doğrusal ve üstel yaklaşımdır. Mevcut modele göre değerlerin nasıl değişeceğine dair bir tahmin oluşturmayı mümkün kılar. Kural olarak, bir tahmin yapmak için özel Excel işlevlerini kullanmanız veya bağımsız değişkenin değerlerinin değiştirildiği karmaşık hesaplamalar yapmanız gerekir. Bu örneği pratikte göstermek çok daha kolaydır.
Örneğin, değeri her dönem aynı sayıda artan bir göstergenin dinamiği vardır.
Doğrusal bir eğilimle değerlerin nasıl tahmin edildiğini anlamak çok daha kolaydır (bir sonraki gösterge belirli bir değerde arttığında veya azaldığında). Standart Excel işlevleri bunun için uygundur, ancak daha fazla netlik için eğilim çizgisini, işlevin denklemini ve beklenen değeri gösteren bir grafik çizmek daha iyidir.
Tahmin edilen göstergenin sayısal olarak ne olacağını bulmak için, hesaplarken, regresyon denklemini temel almanız (veya doğrudan Excel'de yerleşik formülleri kullanmanız) gerekir. Sonuç olarak, herkesin hemen anlayamayacağı birçok eylem olacaktır.
Ancak doğrusal regresyon, karmaşık formülleri ve çizimleri tamamen bırakmanıza izin verir. Sadece otomatik tamamlamayı kullanın. Kullanıcı, bir tahminin yapıldığı bir dizi veri alır. Bu hücre grubu seçilir, ardından farenin sağ düğmesine basılır, bu da aralığı gerekli sayıda hücreye (öngörülen değerin hesaplanacağı gelecekteki noktanın mesafesine bağlı olarak) sürüklemeniz gerekir. “Doğrusal Yaklaşım” öğesini seçmeniz gereken bir bağlam menüsü görünecektir. İşte bu, özel matematiksel beceriler, formüller çizme veya türetme gerektirmeyen bir tahmin elde edilir.
Göstergeler her dönemde belirli bir oranda artarsa, üstel büyümeden bahsediyoruz. Örneğin, bir salgının dinamiklerini tahmin etmek veya bir banka mevduatına olan faizi tahmin etmek, tam da böyle bir modele dayanmaktadır.
Üstel büyümeyi tahmin etmek için tanımladığımızdan daha etkili bir yöntem yoktur.
Tarihleri otomatik doldurmak için fareyi kullanma
Çoğu zaman, zaten var olan tarih listesini artırmak gerekir. Bunu yapmak için, sol fare tuşu ile sağ alt köşe tarafından bir tarih alınır ve sürüklenir. Doldurma yöntemini seçebileceğiniz kare bir simge görünür.
Örneğin, bir muhasebeci bir elektronik tablo kullanıyorsa, “hafta içi” seçeneği ona uyacaktır. Ayrıca, bu öğeye, örneğin İK gibi günlük planlar yapması gereken diğer uzmanlar tarafından ihtiyaç duyulacaktır.
Ve işte başka bir seçenek, fareyle otomatik tarih doldurmanın nasıl uygulanacağı. Örneğin, bir şirket maaşları ayın 15'i ve son günü ödemek zorundadır. Ardından, iki tarih girmeniz, onları uzatmanız ve “aylara göre” doldurma yöntemini seçmeniz gerekir. Bu, sağ alt köşedeki karede farenin sol tuşuna tıklanarak veya sağ tuş kullanılarak ve ardından içerik menüsüne otomatik çağrı ile yapılabilir.
Önemli! 15'i aydan bağımsız olarak kalır ve sonuncusu otomatiktir.
Sağ fare tuşu ile ilerlemeyi ayarlayabilirsiniz. Örneğin, bu yıl 31 Aralık'a kadar olan iş günlerinin bir listesini yapın. Otomatik doldurmayı farenin sağ tuşuyla veya kareden erişilebilen menü aracılığıyla kullanırsanız, “Anında doldurma” seçeneği vardır. Geliştiriciler ilk kez Excel 2013'te bu özelliği sağlamış durumda. Hücrelerin belirli bir kalıba göre doldurulması gerekiyor. Bu, çok zaman kazanmanızı sağlayacaktır.
Sonuç
Aslında hepsi bu. Otomatik tamamlama, birçok iş akışını otomatikleştirmenize ve kalıplara dayalı tahminler yapmanıza yardımcı olan çok kullanışlı bir özelliktir. Ek formüller veya hesaplamalar gerekli değildir. Birkaç düğmeye basmak yeterlidir ve sonuçlar sihir gibi görünecektir.