İçerik
Zaman yönetimi «Yaptığım işle ve işe yaramaz bir toplantıda sıkışıp kaldım»
Ekonomist Pilar Lloret, «30 dakikalık toplantılarda» bu iş randevularının nasıl maksimuma optimize edileceğini açıklıyor.
İşyerinde yeni bir toplantıdan haberdar olduğunuzda, dikkatsizlik ve istifa ile burnunuzu çekiyorsanız, bir şeyler yanlıştır. Bu iş randevuları, profesyonel çalışmalarımızı geliştirmek için araçlar olmalıdır ve çoğu zaman sadece zaman kaybı olarak kalırlar.
Bu durum – göründüğünden çok daha yaygın – ekonomisti motive eden şeydi. Pilar Lloret, iş ve risk analizi konusunda uzmanlaşmış, yazmak için «30 dakikalık toplantılar», açık yönergeler ve tavsiyeler yoluyla, bu toplantıların verimliliğini artırmanın bir yolunu önerdiği ve böylece amacını yerine getirdiği bir kitap.
Yazarla konuştuk ve zaman kaybetmemek ve katılmak zorunda olduğumuz toplantılardan en iyi şekilde yararlanmak için anahtarları istedik:
Bir toplantı planlarken organizasyon neden bu kadar önemlidir?
İyi bir planlama ve organizasyona sahip olmazsak, hedefler, tartışılacak noktalar, zaman da net olmaz... kontrolsüz süre ve katılımcıların beklentilerini karşılamayacağız. Hayal kırıklığına uğrayabiliriz ve bu herkesin zamanını boşa harcar.
Kötü planlanmış ve istenilen amaca ulaşılamamış bir toplantının ne gibi olumsuz etkileri olabilir?
Ekonomik açıdan maliyetine ek olarak, kötü planlanmış ve 90, 60 veya 30 dakika sonra sonuca ulaşılamayan toplantılara katılmak, Katılımcılar arasında olumsuz algı ve caydırıcılık. Ve bu durum devam ederse, zamanla “yaptığım iş ve gereksiz bir toplantıya katılmak zorundayım” düşüncesiyle strese girmemiz kolay.
Ayrıca, katılımcıların çoğu durumda genellikle patron olan organizatöre yönelik görüşleri üzerinde olumsuz bir etkisi vardır.
Toplantı süresi için neden en uygun süre 30 dakikadır?
30 dakika, işe yarayan toplantılar düzenleme konusundaki kendi deneyimlerime dayanarak kitapta ortaya koyduğum zorluktur. besbelli daha fazla zamana ihtiyaç duyacak toplantılar var, hedefinizin daha da kısa sürede alınabileceği diğerleri ve elbette bazı durumlarda toplantının 30 veya hatta 60 dakikası örneğin bir arama veya e-posta ile değiştirilebilir.
Kitapta bahsettiğiniz karar verici figürü nasıl çalışıyor?
30 dakikalık bir toplantının katılımcıları hakkında konuştuğumuzda, açıkça belirtilmelidir ki, ideal sayı en fazla beş kişiyi geçmemelidir. Ve seçiminiz doğru olmalı. Moderatör, koordinatör, sekreter (aynı kişi olabilir) ve katılımcı figürlerini ayırt edebiliriz. Prensip olarak, 30 dakikalık ve en fazla beş kişiden oluşan bir toplantıda karar verme rızaya dayalıdır ve çatışma yaratmamalıdır.
Mümkün olduğunca verimli hale getirmek için bir toplantıyı nasıl organize etmeliyiz?
Toplantının nasıl organize edileceğini beş maddede şu şekilde özetleyebiliriz. ilk olurdu hedefi tanımla ve toplantının istenen sonucu. İkinci, doğru katılımcıları seçin. üçüncü toplantıyı planla; Diğer şeylerin yanı sıra, gündemi hazırlayın, yeri, başlangıç saatini ve süresini seçin ve toplantının ana belgeleriyle birlikte yeterli zamanı ilgilenenlere hazırlayabilmeleri için gönderin.
Dördüncüsü, dikkate almalıyız. yapı tasarımı yani toplantıların çalışma kuralları ve tabii ki toplantının sürdüğü 30 dakikanın nasıl olduğu içeriğe göre yapılandırılıyor. Son olarak, bir yapmak önemlidir toplantı takibi. Tüm katılımcıların yapılan anlaşmalardan ve herhangi bir takip eyleminin yapılması gerektiğinde, her birine atanan görevlerin ve yürütme süresinin ne olduğundan emin olun.