Excel'de koşullu biçimlendirme - örneklerle ayrıntılı olarak

Bilgileri görsel olarak sunmanız gerekiyorsa, bunu koşullu biçimlendirme kullanarak yapmak çok uygundur. Bu hizmeti kullanan kullanıcı, büyük miktarda enerji ve zaman tasarrufu sağlar. Gerekli bilgileri almak için dosyaya hızlı bir bakış yeterlidir.

Excel'de koşullu biçimlendirme nasıl yapılır?

“Stiller” bölümüne giderek şeridin ilk sekmesinde “Koşullu Biçimlendirme”yi bulabilirsiniz. 

Ardından, gözünüzle biraz sağdaki ok simgesini bulmanız, imleci ona hareket ettirmeniz gerekir. Ardından, gerekli tüm parametreleri esnek bir şekilde yapılandırabileceğiniz ayarlar açılacaktır. 

Ardından, istenen değişkeni bir sayı ile karşılaştırmak için uygun operatörü seçmeniz gerekir. Dört karşılaştırma operatörü vardır – büyüktür, küçüktür, eşittir ve arasındadır. Kurallar menüsünde listelenirler. 

Ardından, A1:A11 aralığında bir dizi sayı belirledik.

Uygun bir veri setini biçimlendirelim. Ardından “Koşullu Biçimlendirme” ayarlar menüsünü açıyoruz ve gerekli veri seçim kriterlerini belirliyoruz. Bizim durumumuzda, örneğin, “Daha Fazla” kriterini seçeceğiz. 

Bir dizi seçenek içeren bir pencere açılacaktır. Pencerenin sol tarafında, 15 sayısını belirtmeniz gereken bir alan vardır. Sağ tarafta, daha önce belirtilen kriteri karşılaması şartıyla bilgileri vurgulama yöntemi belirtilir. Sonuç hemen görüntülenecektir.

Ardından OK butonu ile konfigürasyonu tamamlayın.

Koşullu biçimlendirme ne için?

Excel ile hangi çalışmanın asla eskisi gibi olmayacağını öğrendikten sonra bir nebze de olsa bir araç olduğunu söyleyebiliriz. Bunun nedeni, hayatı çok daha kolay hale getirmesidir. Her seferinde belirli bir koşulla eşleşen bir hücrenin biçimlendirmesini manuel olarak ayarlamak ve ayrıca bu kritere uygunluğunu kendiniz kontrol etmeye çalışmak yerine, ayarları bir kez yapmanız yeterlidir ve ardından Excel her şeyi kendisi yapacaktır.

Örneğin, 100'den büyük bir sayı içeren tüm hücreleri kırmızıya çevirebilirsiniz. Veya bir sonraki ödemeye kaç gün kaldığını belirleyin ve ardından son teslim tarihinin hala yeterince uzak olmadığı hücreleri yeşil renkle renklendirin. 

Bir örnek alalım.

Bu tablo, stokta bulunan envanteri gösterir. Sütunları vardır. ürün olarak, ortalama satışlar (haftada birim olarak ölçülür), stok ve bu üründen kaç hafta kaldı.

Ayrıca, satın alma yöneticisinin görevi, yenilenmesi gereken bu pozisyonları belirlemektir. Bunu yapmak için, mal stokunu haftaya göre kaydeden soldan dördüncü sütuna bakmanız gerekir.

Panik nedeni belirleme kriterinin 3 haftalık envanterden daha az olduğunu varsayalım. Bu, bir sipariş hazırlamamız gerektiğini gösterir. Mal stoğu iki haftadan azsa, bu acilen sipariş verme ihtiyacını gösterir. Tablo çok sayıda pozisyon içeriyorsa, kaç hafta kaldığını manuel olarak kontrol etmek oldukça sorunludur. Aramayı kullansanız bile. Şimdi de kıt malları kırmızıyla vurgulayan tablonun neye benzediğini görelim.

Ve gerçekten, gezinmek çok daha kolay. 

Doğru, bu örnek, gerçek resme kıyasla biraz basitleştirilmiş olan eğiticidir. Ve bu tür tabloların düzenli kullanımı ile kaydedilen saniye ve dakikalar saatlere dönüşüyor. Şimdi, hangi malların yetersiz olduğunu anlamak için tabloya bakmak ve her bir hücreyi analiz etmek için saatler harcamamak (bu tür binlerce mal öğesi varsa) yeterlidir.

“Sarı” mallar varsa, onları satın almaya başlamanız gerekir. İlgili pozisyon kırmızı ise, hemen yapmanız gerekir. 

Başka bir hücrenin değerine göre

Şimdi aşağıdaki pratik örneğe bir göz atalım.

Diyelim ki böyle bir tablomuz var ve belirli değerleri içeren satırları vurgulama göreviyle karşı karşıyayız. 

Bu nedenle, proje hala yürütülüyorsa (yani henüz tamamlanmadıysa, bu nedenle “P” harfiyle işaretlenmiştir), arka planını kırmızı yapmamız gerekir. Tamamlanan projeler yeşil renkle işaretlenmiştir.

Bu durumdaki eylem dizimiz aşağıdaki gibi olacaktır:

1. Bir değer aralığı seçin. 
2. “Koşullu Biçimlendirme” – “Kural Oluştur” düğmesine tıklayın.
3. Lütfen bizim durumumuzda formülü bir kural şeklinde uygulamanız gerektiğini unutmayın. Ardından, işlevi kullanıyoruz IFeşleşen çizgileri vurgulamak için 

Ardından, bu resimde gösterildiği gibi satırları doldurun.

Önemli! Dizelere mutlaka başvurulmalıdır. Bir hücreye atıfta bulunursak, bu durumda karıştırılır (sütun sabitleme ile).

Benzer şekilde, bugüne kadar tamamlanmamış iş projeleri için bir kural oluşturulur. 

Kriterlerimiz böyle görünüyor.

Ve son olarak, sonuç olarak böyle bir veritabanımız var.

Çoklu Koşullar

Açıklık sağlamak için, gerçek bir pratik örnekte hücre biçimlendirmesini belirlemek için birkaç koşulu nasıl kullanabileceğinizi göstermek için tablodan A1:A11 aralığını alalım.

Koşulların kendisi aşağıdaki gibidir: hücredeki sayı 6 değerini aşarsa, kırmızı renkle vurgulanır. Yeşil ise renk yeşildir. Ve son olarak, 20'den fazla olan en büyük sayılar sarı renkle vurgulanacaktır. 

Koşullu biçimlendirmenin çeşitli kurallara göre gerçekleştirilmesinde birkaç yol vardır.

1. Yöntem 1. Aralığımızı seçiyoruz, ardından koşullu biçimlendirme ayarları menüsünde “Diğer” gibi bir hücre seçim kuralı seçin. 6 sayısı solda yazılır ve biçimlendirme sağda ayarlanır. Bizim durumumuzda dolgu kırmızı olmalıdır. Bundan sonra, döngü iki kez tekrarlanır, ancak diğer parametreler zaten ayarlanmıştır - sırasıyla 10'dan fazla ve yeşil renk ve 20'den fazla ve sarı renk. Böyle bir sonuç alacaksınız.
   

   

2. Yöntem 2. Excel “Koşullu Biçimlendirme” aracının ana ayarlar menüsüne gidin. Orada “Kural Oluştur” menüsünü buluyoruz ve bu öğeye sol tıklıyoruz.
   

   

    Bundan sonra, "Formülü kullan ..." öğesini seçin (şekilde kırmızı çerçeveyle vurgulanmıştır) ve ilk koşulu ayarlayın. Bundan sonra, Tamam'a tıklayın. Daha sonra döngü, sonraki koşullar için yukarıda açıklananla aynı şekilde tekrarlanır, ancak formül kullanılır.

   

Bunu dikkate almak önemlidir. Örneğimizde, bazı hücreler aynı anda birkaç kriterle eşleşiyor. Excel bu çakışmayı şu şekilde çözer: önce yukarıdaki kural uygulanır. 

Ve işte daha iyi anlaşılması için bir ekran görüntüsü.

Örneğin elimizde 24 sayısı var. Üç koşulu da aynı anda karşılıyor. Bu durumda, üçüncü koşulun daha altına düşmesine rağmen, ilk koşulu karşılayan bir dolgu olacaktır. Bu nedenle, 20'nin üzerindeki sayıların sarı ile doldurulması önemliyse, ilk sıraya üçüncü koşul konulmalıdır. 

Koşullu Tarih Biçimlendirme

Şimdi koşullu biçimlendirmenin tarihlerle nasıl çalıştığını görelim. Çok güzel bir yelpazemiz var.

Bu durumda “Tarih” gibi bir koşullu biçimlendirme kuralı belirlemeniz gerekir.

Bundan sonra, bir dizi koşul içeren bir iletişim kutusu açılır. Bu ekran görüntüsünde onlarla ayrıntılı olarak tanışabilirsiniz (ekranın sol tarafında bir liste şeklinde listelenirler).

Sadece uygun olanı seçip “Tamam” düğmesine tıklamamız gerekiyor.

Bu aralığın çizildiği sırada geçen haftaya atıfta bulunan tarihlerin kırmızı ile vurgulandığını görüyoruz. 

formülleri kullanma

Standart koşullu biçimlendirme kuralları kümesi oldukça büyüktür. Ancak durumlar farklıdır ve standart liste yeterli olmayabilir. Bu durumda, bir formül kullanarak kendi biçimlendirme kuralınızı oluşturabilirsiniz. 

Bunu yapmak için koşullu biçimlendirme menüsünde "Kural Oluştur" düğmesini tıklayın ve ardından ekran görüntüsünde görüntülenen öğeyi seçin.

Satırlar (hücre değerine göre)

Belirli bir değere sahip bir hücre içeren satırı vurgulamamız gerektiğini varsayalım. Bu durumda, yukarıdakiyle aynı işlem dizisini, ancak dizeler için gerçekleştirmemiz gerekir. Yani, koşullu biçimlendirmenin hangi aralığa uygulanacağını seçebilirsiniz. 

Kural nasıl oluşturulur?

Kural oluşturmak için “Koşullu Biçimlendirme” bölümündeki uygun seçeneği kullanmanız gerekir. Belirli bir eylem dizisine bakalım. 

Öncelikle, “Giriş” sekmesindeki şeritte “Koşullu Biçimlendirme” öğesini bulmanız gerekir. Farklı boyutlardaki karakteristik çok renkli hücreler, yanında çarpı işareti olan bir resim ile tanınabilir. 

“Kural Oluştur” butonu var. Ayrıca "Kuralları yönet" düğmesini de tıklayabilirsiniz, ardından sol üst köşedeki ilgili düğmeyi tıklayarak bir kural oluşturabileceğiniz bir iletişim kutusu açılır. 

Bu pencerede daha önce uygulanmış olan kuralları da görebilirsiniz.

Hücre seçim kuralları

Tamam, kuralların nasıl oluşturulacağı hakkında çok konuşuyoruz ama nedir? Hücre seçim kuralı, program tarafından kendilerine uyan hücrelerin nasıl biçimlendirileceğine karar vermek için dikkate alınan özellikleri ifade eder. Örneğin, koşullar belirli bir sayıdan büyük, belirli bir sayıdan küçük, bir formül vb. olabilir. Bunların bir bütün seti var. Onlara aşina olabilir ve "sanal alanda" kullanımlarını uygulayabilirsiniz. 

Tüm hücreleri değerlerine göre biçimlendirme

Bir kişi, aralığı bağımsız olarak ayarlayabilir: tüm satır, tüm belge veya tek bir hücre. Program sadece bir hücrenin değerine odaklanabilir. Bu, sürece esneklik katar. 

Yalnızca benzersiz veya yinelenen hücreleri biçimlendir

Doğrudan programa bağlanmış çok sayıda kural vardır. Onlarla “Koşullu Biçimlendirme” menüsünden tanışabilirsiniz. Özellikle, biçimlendirmenin yalnızca yinelenen değerlere veya yalnızca benzersiz değerlere uygulanabilmesi için özel bir seçenek vardır - “Yinelenen değerler”.

Bu öğeyi seçerseniz, karşıt seçeneği de seçebileceğiniz ayarları içeren bir pencere açılır - yalnızca benzersiz değerleri seçin. 

Ortalamanın altındaki ve üstündeki aralıktaki değerleri biçimlendirin

Ortalamanın altında veya üstünde değerleri biçimlendirmek için aynı menüde özel bir seçenek de bulunmaktadır. Ancak başka bir alt menü seçmeniz gerekiyor - “İlk ve son değerleri seçme kuralları”. 

Yalnızca ilk ve son değerleri biçimlendirme

Aynı alt menüde, özel bir renk, yazı tipi ve diğer biçimlendirme yöntemleriyle yalnızca ilk ve son değerleri vurgulamak mümkündür. Standarda göre, bu aralığa dahil olan toplam hücre sayısının %10'unun yanı sıra ilk ve son on öğeyi seçme seçeneği vardır. Ancak kullanıcı, kaç hücre seçmesi gerektiğini bağımsız olarak belirleyebilir.

Yalnızca belirli içeriğe sahip hücreleri biçimlendirme

Yalnızca belirli içeriğe sahip hücreleri biçimlendirmek için Eşittir veya Metin İçerir biçimlendirme kuralını seçmelisiniz. Aralarındaki fark, ilk durumda, dizenin ölçütle tamamen, ikincisinde ise yalnızca kısmen eşleşmesi gerektiğidir. 

Gördüğünüz gibi, koşullu biçimlendirme, Excel programının çok işlevli bir özelliğidir ve ona hakim olan kişiye çok sayıda avantaj sağlar. İlk bakışta tüm bunların karmaşık görünebileceğini biliyoruz. Ama aslında, belirli bir metin parçasını kırmızıyla vurguladığı (veya başka bir şekilde biçimlendirdiği) göründüğü anda, içeriğine göre veya başka bir kritere göre eller ona çekilir. Bu işlev, temel Excel bilgi setine dahil edilmiştir, onsuz elektronik tablolar ve veritabanlarıyla amatör çalışma bile imkansızdır.