İçerik
Sabahları bir görev listesi yazmanız, öncelik vermeniz gerekiyor… Ve hepsi bu, başarılı bir gün garantimiz var mı? Ne yazık ki hayır. Sonuçta, ana olanı ikincilden, önemli olanı acil olandan nasıl ayırt edeceğimizi her zaman anlamıyoruz. Konsantre olmakta da güçlük çekiyoruz. Bir iş koçu nasıl düzeltileceğini söyler.
“Ne yazık ki, önceliklerimi ön plana koymayı başardığım durumlar istisnadan ziyade normdur. Ana şeyi vurgulayarak günlük görevlerimi planlamaya çalışıyorum, ancak günün sonunda tamamen bitkin hissediyorum çünkü çağrılar, küçük cirolar ve toplantılar dikkatimi dağıtıyor. En önemli görevler ertelenmeye devam ediyor ve yıl için görkemli planlar kağıt parçalarına yazılı olarak kalıyor. Kendinize yardım etmek için ne yapabilirsiniz?» 27 yaşındaki Olga'ya sorar.
Yönetimsel etkililik eğitimlerinde de benzer bir taleple sık sık karşılaşıyorum. Müşteriler, sorunlarının ana nedeninin önceliklerin eksikliği olduğuna inanırlar. Ama gerçekte öyleler, sadece bir kişi onlara çok konsantre değil.
Ve bu sorunu çözmenin ilk adımı, konsantrasyonunuz üzerinde çalışmak için doğru aracı seçmektir. Kişisel özelliklerinize tam olarak uymalı: işinizin ve ikamet yerinizin koşullarını dikkate almalısınız.
Başlamak için, uzun süredir etkili olduğu kabul edilen birkaç popüler yöntemi kullanabilirsiniz. Daha yeni çalışmaya başladığımız müşterilere tavsiye etmeye çalışıyorum.
İlk Yaklaşım: Değerlendirme Kriterlerini Anlayın
Önce şu soruyu cevaplayın: Öncelik verirken hangi kriterleri kullanıyorsunuz? En yaygın cevap “aciliyet” kriteridir. Bununla birlikte, tüm davalar son tarihe bağlı olarak arka arkaya sıralanır. Ve ancak bundan sonra, daha sonra tamamlanabilecekleri çok geriye kaydırarak ortaya çıkan "sanal kurucu" içinde yeni görevler oluşturuyoruz.
Bu yaklaşımın dezavantajları nelerdir? Bugünün öncelikleri listesi, yalnızca yarın alaka düzeyini kaybedecek, yani acil olanı değil, aynı zamanda soyut olarak “önemli” dediğimiz şeyi de içermelidir. Bu, bizi hedefe ulaşma yolunda harekete geçiren veya ona giden yolda ciddi engelleri ortadan kaldıran şeydir.
Ve burada birçok kişi kriterleri yerine koyma hatasına düşüyor. Laconical olarak, bu şu şekilde ifade edilebilir: “Bu çok acil, çünkü çok önemli!” “Bu çok önemli çünkü son teslim tarihi yarın!” Ancak o günkü öncelikler listeniz sizin için önemli olan hedeflere ulaşmanızı sağlayacak görevler içermiyorsa, yapılacaklar listenizi dikkatli bir şekilde analiz etmeniz gerekir.
Görevlerin “aciliyetini” ve “önemini” belirlemek için hangi kriterleri kullanacağınıza ve bu iki kavramı karıştırıp karıştırmadığınıza karar vermeniz gerekir.
İkinci Yaklaşım: Üç Öncelik Kategorisi Belirleyin
Bildiğiniz gibi planlama ufukları farklıdır. Bir günlük bir planlama ufku düşünüyorsak, aşağıdaki gibi ilerlemek daha iyidir:
- Gün için bir öncelik belirleyin. Bugün en fazla zamanınızı ve enerjinizi harcayacağınız görev budur;
- Bugün üzerinde en az zaman ve çaba harcayacağınız üç veya dört şeyi belirleyin. Belirli bir vakaya ne kadar zaman (beş dakika, on dakika) harcamayı planladığınızı yazarsanız daha iyi olur. Bu sizin “son öncelik” listeniz olacak.
- Üçüncü kategoriye, «artık ilke vakaları» denebilecek şeyler girecektir. Kendilerine boş zaman kalırsa tamamlanacaklardır. Ancak gerçekleşmeden kalırlarsa, hiçbir şeyi etkilemeyecektir.
Burada şu soruyla karşı karşıyayız: “Bilinçsizce “ana” olanı bir kenara bırakarak “son önceliğe” maksimum enerji nasıl harcanmaz? Üçüncü yaklaşım, cevaplamaya yardımcı olacaktır.
Üçüncü Yaklaşım: Yavaş Zaman Modunu Kullanın
Çalışma zamanımızın çoğunu «hızlı zaman» modunda geçiriyoruz. Rutin süreçlerde yer almamız ve büyük miktarda bilgiyi işlememiz gerekiyor.
“Direksiyonda koşma” rutinini durdurmanın en etkili yolu “yavaş zaman”dır. Bu, kendinize bilinçli bir bakış ve şu sorulara yanıt bulmak için başlangıç noktasıdır: “Ne yapıyorum? Ne için? Ne yapmıyorum ve neden?
Bu yöntemin en iyi şekilde çalışması için şu üç yönergeyi izleyin:
- Günlük rutininize belirli bir ritüel girin. Bu, sizi "yavaş zaman" moduna sokacak, gün boyunca tekrar eden bir aktivite olmalıdır. Bir çay molası ve düzenli ağız kavgası olabilir. Ritüel 5 dakikadan fazla sürmemeli ve yalnız kalmanıza izin vermelidir. Ve elbette, size neşe ve zevk getirin - o zaman yarına kadar ertelemezsiniz.
- "Yavaş zamanın" sadece eğlenme zamanı olmadığını, aynı zamanda "hızlı zaman" modundan memnuniyetinizi artırma fırsatı olduğunu unutmayın. Ve kendinize şu üç soruyu sorun: “Bugün hangi sonucu elde etmeliyim?”, “Bu sonuca doğru atmam gereken bir sonraki küçük adım nedir?”, “Beni bundan uzaklaştıran nedir ve dikkatim nasıl dağılmaz?” Bu sorular, ana hedeflerinizi aklınızda tutmanıza yardımcı olacaktır. Ve sonraki küçük adımları planlamak, ertelemenin mükemmel bir şekilde önlenmesi olacaktır.
- Yavaş zaman modunu günde iki ila dört kez kullanın. Dış dünyanın faktörlerinden ne kadar sık ve güçlü etkilenirseniz, o kadar sık bu moda geçmelisiniz. Üç soru ve seans başına birkaç dakika yeterli olacaktır. Ana kriter, size zevk vermesi gerektiğidir. Ancak unutmayın: Tekniği günde bir kereden az kullanmak, onu hiç uygulamak değildir.