İçerik
Bu hayattaki birçok iş süreci (ve hatta tüm iş), belirli bir son teslim tarihine kadar sınırlı sayıda icracı tarafından siparişlerin yerine getirilmesini içerir. Bu gibi durumlarda planlama, dedikleri gibi, “takvimden” gerçekleşir ve genellikle içinde planlanan etkinlikleri (siparişler, toplantılar, teslimatlar) Microsoft Excel'e aktarma ihtiyacı vardır - formüller, özet tablolar, çizelgelerle daha fazla analiz için, vb.
Tabii ki, böyle bir aktarımı aptalca kopyalamayla değil (ki bu zor değil), ancak verilerin otomatik olarak güncellenmesiyle uygulamak isterim, böylece gelecekte takvimde yapılan tüm değişiklikler ve yeni siparişler anında görüntülenir. Excel. 2016 sürümünden başlayarak Microsoft Excel'de yerleşik olarak bulunan Power Query eklentisini kullanarak böyle bir içe aktarmayı birkaç dakika içinde uygulayabilirsiniz (Excel 2010-2013 için Microsoft web sitesinden indirilebilir ve bağlantıdan ayrı olarak yüklenebilir) .
Kolaylık sağlamak için ayrı bir takvim oluşturduğum planlama için ücretsiz Google Takvim'i kullandığımızı varsayalım (sağ alt köşede artı işaretli düğme Diğer takvimler) başlığı ile İş. Burada tamamlanıp, müşterilerimizin adreslerine teslim edilmesi gereken tüm siparişleri giriyoruz:
Herhangi bir siparişi çift tıklatarak ayrıntılarını görüntüleyebilir veya düzenleyebilirsiniz:
Dikkat:
- Etkinliğin adı müdürbu emri kim yerine getirir (Elena) ve Sipariş numarası
- Belirtilen adres teslim
- Not, (ayrı satırlarda, ancak herhangi bir sırayla) sipariş parametrelerini içerir: biçimde ödeme türü, tutar, müşteri adı vb. Parametre=Değer.
Anlaşılır olması için, her yöneticinin siparişleri kendi rengiyle vurgulanmıştır, ancak bu gerekli değildir.
1. Adım. Google Takvim'e bir bağlantı alın
Öncelikle sipariş takvimimize bir web bağlantısı almamız gerekiyor. Bunu yapmak için üç noktalı düğmeye tıklayın Takvim Seçenekleri Çalışması takvim adının yanındaki komutu seçin ve Ayarlar ve Paylaşım:
Açılan pencerede, isterseniz takvimi herkese açık hale getirebilir veya bireysel kullanıcılar için takvime erişim açabilirsiniz. Ayrıca iCal formatında takvime özel erişim için bir bağlantıya ihtiyacımız var:
2. Adım. Takvimdeki verileri Power Query'ye yükleyin
Şimdi Excel'i açın ve sekmede Veri (Excel 2010-2013'ünüz varsa, o zaman sekmede Güç Sorgu) bir komut seçin İnternetten (Veri — İnternetten). Ardından kopyalanan yolu takvime yapıştırın ve Tamam'ı tıklayın.
iCal Power Query formatı tanımıyor, ancak yardım etmesi kolaydır. Esasen, iCal, sınırlayıcı olarak iki nokta üst üste işareti bulunan düz bir metin dosyasıdır ve içinde şöyle görünür:
Böylece indirilen dosyanın simgesine sağ tıklayıp anlamca en yakın formatı seçebilirsiniz. CSV – ve tüm siparişlerle ilgili verilerimiz Power Query sorgu düzenleyicisine yüklenecek ve iki nokta üst üste ile iki sütuna bölünecektir:
Yakından bakarsanız, açıkça görebilirsiniz:
- Her olay (sipariş) ile ilgili bilgiler, BEGIN kelimesi ile başlayan ve END ile biten bir blok halinde gruplandırılır.
- Başlangıç ve bitiş tarihleri, DTSTART ve DTEND etiketli dizelerde saklanır.
- Gönderim adresi LOCATION'dır.
- Sipariş notu – AÇIKLAMA alanı.
- Etkinlik adı (yönetici adı ve sipariş numarası) — ÖZET alanı.
Bu faydalı bilgiyi çıkarmak ve uygun bir tabloya dönüştürmek için kalır.
Adım 3. Normal Görünüme Dönüştür
Bunu yapmak için aşağıdaki eylem zincirini gerçekleştirin:
- İlk BEGIN komutundan önce ihtiyacımız olmayan ilk 7 satırı silelim Ana Sayfa — Satırları Sil — En Üst Satırları Sil (Ana Sayfa — Satırları kaldır — En üstteki satırları kaldır).
- Sütuna göre filtrele Column1 ihtiyacımız olan alanları içeren satırlar: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION ve SUMMARY.
- Gelişmiş sekmesinde Sütun ekleme seçmek dizin sütunu (Sütun ekle — Dizin sütunu)verilerimize bir satır numarası sütunu eklemek için.
- Tam orada, sekmede. Sütun ekleme bir takım seç koşullu sütun (Sütun ekle — Koşullu sütun) ve her bloğun (siparişin) başında indeksin değerini gösteririz:
- Ortaya çıkan sütundaki boş hücreleri doldurun Engellemekbaşlığına sağ tıklayıp komutu seçerek Doldur – Aşağı (Doldur - Aşağı).
- Gereksiz sütunu kaldır indeks.
- Bir sütun seçin Column1 ve sütundaki verilerin bir evrişimini gerçekleştirin Column2 komutu kullanarak Dönüştür – Pivot Sütun (Dönüştür — Özet sütun). Seçeneklerde seçtiğinizden emin olun Toplama (toplamayın)böylece verilere hiçbir matematik işlevi uygulanmaz:
- Ortaya çıkan iki boyutlu (çapraz) tabloda, adres sütunundaki ters eğik çizgileri temizleyin (sütun başlığına sağ tıklayın - değerleri değiştirme) ve gereksiz sütunu kaldırın Engellemek.
- Sütunların içeriğini çevirmek için DTSTART и DTEND tam bir tarih-saatte, onları vurgulayarak sekmede seçin Dönüştür – Tarih – Analizi Çalıştır (Dönüştür — Tarih — Ayrıştırma). Daha sonra fonksiyonu değiştirerek formül çubuğundaki kodu düzeltiyoruz. Tarih.Kimden on TarihSaat.Kimdenzaman değerlerini kaybetmemek için:
- Ardından, başlığa sağ tıklayarak sütunu böldük TANIM ayırıcıya göre sipariş parametreleri ile – sembol n, ancak aynı zamanda parametrelerde, sütunlara değil, satırlara bölünmeyi seçeceğiz:
- Bir kez daha, sonuç sütununu iki ayrı sütuna böleriz – parametre ve değer, ancak eşittir işaretiyle.
- Sütun seçme AÇIKLAMA.1 komutuyla daha önce yaptığımız gibi evrişimi gerçekleştirin Dönüştür – Pivot Sütun (Dönüştür — Özet sütun). Bu durumda değer sütunu, parametre değerlerine sahip sütun olacaktır - AÇIKLAMA.2 Parametrelerde bir fonksiyon seçtiğinizden emin olun. Toplama (toplamayın):
- Geriye tüm sütunların biçimlerini ayarlamak ve bunları istediğiniz gibi yeniden adlandırmak kalıyor. Ve komutu ile sonuçları tekrar Excel'e yükleyebilirsiniz. Ana Sayfa — Kapat ve Yükle — Kapat ve Yükle… (Ana Sayfa — Kapat&Yükle — Kapat&Yükle…)
Ve işte Google Takvim'den Excel'e yüklenen sipariş listemiz:
İlerleyen zamanlarda takvimde değişiklik veya yeni siparişler eklerken komutu ile talebimizi güncellemeniz yeterli olacaktır. Veri – Tümünü Yenile (Veri — Tümünü Yenile).
- Power Query aracılığıyla internetten güncellenen Excel'deki fabrika takvimi
- Bir sütunu tabloya dönüştürmek
- Excel'de bir veritabanı oluşturun