İçerik
Veritabanlarından (DB) bahsederken akla gelen ilk şey elbette SQL, Oracle, 1C veya en azından Access gibi her türlü moda kelimedir. Elbette bunlar, çok fazla veri içeren büyük ve karmaşık bir şirketin işini otomatikleştirebilen çok güçlü (ve çoğu zaman pahalı) programlardır. Sorun, bazen böyle bir güce ihtiyaç duyulmamasıdır. İşletmeniz küçük olabilir ve nispeten basit iş süreçlerine sahip olabilir, ancak bunu otomatikleştirmek de istiyorsunuz. Ve bu genellikle küçük şirketler için bir hayatta kalma meselesidir.
Başlangıç olarak, TOR'u formüle edelim. Çoğu durumda, muhasebe için bir veritabanı, örneğin klasik satışlar şunları yapabilmelidir:
- tutmak tablolarda mallar (fiyat), tamamlanan işlemler ve müşteriler hakkında bilgi ve bu tabloları birbirine bağlamak
- rahat ol giriş formları veriler (açılır listeler vb. ile)
- bazı verileri otomatik olarak doldurun basılı formlar (ödemeler, faturalar vb.)
- gerekli olanı yayınla raporları Yöneticinin bakış açısından tüm iş sürecini kontrol etmek
Microsoft Excel, tüm bunları biraz çabayla halledebilir. Bunu uygulamaya çalışalım.
Adım 1. Tablolar şeklinde ilk veriler
Ürünler, satışlar ve müşterilerle ilgili bilgileri üç tabloda saklayacağız (aynı sayfada veya farklı tablolarda – fark etmez). Gelecekte düşünmemek için bunları otomatik boyuta sahip “akıllı tablolara” dönüştürmek temelde önemlidir. Bu komutla yapılır Tablo olarak biçimlendir çıkıntı Ana Sayfa (Ana Sayfa — Tablo Olarak Biçimlendir). Daha sonra görünen sekmede Inşaatçı (Tasarım) tablolara alanda açıklayıcı adlar verin Tablo ismi daha sonra kullanmak için:
Toplamda üç “akıllı masa” almalıyız:
Tabloların ek açıklayıcı veriler içerebileceğini lütfen unutmayın. Yani, örneğin, bizim Ücrether bir ürünün kategorisi (ürün grubu, ambalaj, ağırlık vb.) hakkında ek bilgiler ve tablo içerir müşteri — her birinin şehri ve bölgesi (adres, TIN, banka bilgileri vb.).
tablo Satış daha sonra tamamlanan işlemleri içine girmek için tarafımızca kullanılacaktır.
Adım 2. Bir veri giriş formu oluşturun
Tabii ki satış verilerini doğrudan yeşil tabloya girebilirsiniz. Satış, ancak bu her zaman uygun değildir ve “insan faktörü” nedeniyle hataların ve yazım hatalarının ortaya çıkmasına neden olur. Bu nedenle, aşağıdaki gibi ayrı bir sayfaya veri girmek için özel bir form oluşturmak daha iyi olacaktır:
B3 hücresinde, güncellenmiş geçerli tarih-saati almak için işlevi kullanın TDATA (ŞİMDİ). Zaman gerekmiyorsa, bunun yerine TDATA fonksiyon uygulanabilir BUGÜN (BUGÜN).
B11 hücresinde, akıllı tablonun üçüncü sütununda seçilen ürünün fiyatını bulun Ücret işlevi kullanmak VPR (DÜŞEYARA). Daha önce karşılaşmadıysanız, önce buradaki videoyu okuyun ve izleyin.
B7 hücresinde, fiyat listesindeki ürünleri içeren bir açılır listeye ihtiyacımız var. Bunun için şu komutu kullanabilirsiniz Veri – Veri Doğrulama (Veri doğrulama), kısıtlama olarak belirtin Liste (Liste) ve ardından alana girin Kaynak (Kaynak) sütuna bağlantı Name akıllı masamızdan Ücret:
Benzer şekilde, istemcileri içeren bir açılır liste oluşturulur, ancak kaynak daha dar olacaktır:
=DOLAYLI(“Müşteriler[Müşteri]”)
işlev DOLAYLI (DOLAYLI) bu durumda gereklidir, çünkü Excel ne yazık ki Kaynak alanındaki akıllı tablolara doğrudan bağlantıları anlamıyor. Ancak aynı bağlantı bir işlevde "sarılmış" DOLAYLI aynı zamanda, bir patlama ile çalışır (bununla ilgili daha fazlası, içerikli açılır listeler oluşturma hakkındaki makaledeydi).
Adım 3. Bir satış girişi makrosu ekleme
Formu doldurduktan sonra, içine girilen verileri tablonun sonuna eklemeniz gerekir. Satış. Basit bağlantılar kullanarak, formun hemen altına eklenecek bir satır oluşturacağız:
Şunlar. A20 hücresinin =B3'e bağlantısı olacak, B20 hücresinin =B7'ye bağlantısı olacak, vb.
Şimdi oluşturulan dizeyi kopyalayan ve onu Satış tablosuna ekleyen 2 satırlı bir temel makro ekleyelim. Bunu yapmak için kombinasyona basın Alt + F11 veya düğmesi Visual Basic çıkıntı geliştirici (Geliştirici). Bu sekme görünmüyorsa, önce ayarlarda etkinleştirin Dosya – Seçenekler – Şerit Kurulumu (Dosya — Seçenekler — Şeridi Özelleştir). Açılan Visual Basic düzenleyici penceresinde, menüden yeni bir boş modül ekleyin. Ekle – Modül ve makro kodumuzu buraya girin:
Sub Add_Sell() Worksheets("Giriş Formu").Range("A20:E20").Copy 'Veri satırını şu formdan kopyalayın n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Satır 'tablodaki son satırın sayısını belirleyin. Sales Worksheets("Sales").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'bir sonraki boş satıra yapıştırın Worksheets("Giriş Formu").Range("B5,B7,B9"). ClearContents 'son alt formunu temizle Artık oluşturulan makroyu açılır listeyi kullanarak çalıştırmak için formumuza bir buton ekleyebiliriz. Ekle çıkıntı geliştirici (Geliştirici — Ekle — Düğme):
Çizdikten sonra, farenin sol tuşunu basılı tutarak Excel size hangi makroyu atamanız gerektiğini soracaktır - makromuzu seçin Ekle_Sat. Bir düğmedeki metni, üzerine sağ tıklayıp komutu seçerek değiştirebilirsiniz. Metni değiştir.
Şimdi, formu doldurduktan sonra butonumuza tıklamanız yeterlidir ve girilen veriler otomatik olarak tabloya eklenecektir. Satış, ardından form yeni bir anlaşma girmek için temizlenir.
Adım 4 Tabloları Bağlama
Raporu oluşturmadan önce, daha sonra bölge, müşteri veya kategoriye göre satışları hızlı bir şekilde hesaplayabilmemiz için tablolarımızı birbirine bağlayalım. Excel'in eski sürümlerinde bu, birkaç işlevin kullanılmasını gerektirir. VPR (DÜŞEYARA) tabloya fiyatları, kategorileri, müşterileri, şehirleri vb. koymak için Satış. Bu, bizim için zaman ve çaba gerektiriyor ve ayrıca birçok Excel kaynağını “yiyor”. Excel 2013 ile başlayarak, tablolar arasında ilişkiler kurarak her şey çok daha basit bir şekilde uygulanabilir.
Bunu yapmak için sekmede Veri (Tarih) tıklayın İlişkiler (İlişkiler). Açılan pencerede düğmesine tıklayın oluşturmak (yeni) ve ilgili olmaları gereken tabloları ve sütun adlarını açılır listelerden seçin:
Önemli bir nokta: tablolar bu sırayla belirtilmelidir, yani bağlantılı tablo (Ücret) anahtar sütununda (Name) tabloda olduğu gibi yinelenen ürünler Satış. Başka bir deyişle, ilişkili tablo, kullanarak veri arayacağınız bir tablo olmalıdır. VPRkullanılmış olsaydı.
Tabii ki, tablo benzer şekilde bağlanır Satış masa ile müşteri ortak sütuna göre Hesap:
Bağlantıları kurduktan sonra, bağlantıları yönetme penceresi kapatılabilir; bu prosedürü tekrarlamanız gerekmez.
Adım 5. Özeti kullanarak raporlar oluşturuyoruz
Şimdi, satışları analiz etmek ve sürecin dinamiklerini takip etmek için, örneğin bir pivot tablo kullanarak bir tür rapor oluşturalım. Etkin hücreyi tabloya ayarla Satış ve şeritteki sekmeyi seçin Ekle – Özet Tablo (Ekle — Özet Tablo). Açılan pencerede Excel bize veri kaynağını (yani tablo Satış) ve raporun yüklenebileceği bir yer (tercihen yeni bir sayfada):
Önemli olan nokta, onay kutusunun etkinleştirilmesinin gerekli olmasıdır. Bu verileri veri modeline ekle (Veri Modeline veri ekleyin) Pencerenin alt kısmında, Excel'in yalnızca geçerli tablo üzerinde değil, tüm ilişkileri de kullanmak istediğimizi anlaması için.
Tıkladıktan sonra OK pencerenin sağ yarısında bir panel görünecektir Pivot tablo alanlarıbağlantı nereye tıklanır Türkiyesadece mevcut olanı değil, kitaptaki tüm “akıllı masaları” aynı anda görmek için. Ardından, klasik pivot tabloda olduğu gibi, ihtiyacımız olan alanları ilgili tablolardan alana sürükleyebilirsiniz. filtre, satırlar, Stolbtsov or Değerler – ve Excel, ihtiyacımız olan herhangi bir raporu anında sayfada oluşturacaktır:
Pivot tablonun periyodik olarak (kaynak veriler değiştiğinde) üzerine sağ tıklayıp komutu seçerek güncellenmesi gerektiğini unutmayın. Güncelle ve Kaydet (Yenile), çünkü otomatik olarak yapamaz.
Ayrıca, özette herhangi bir hücreyi seçip düğmesine basarak Özet Grafik (Özet Grafik) çıkıntı Analiz (Analiz) or parametreler (Seçenekler) içinde hesaplanan sonuçları hızlı bir şekilde görselleştirebilirsiniz.
Adım 6. Yazdırılabilirleri doldurun
Herhangi bir veritabanının diğer bir tipik görevi, çeşitli basılı formların ve formların (faturalar, faturalar, kanunlar, vb.) otomatik olarak doldurulmasıdır. Bunu yapmanın yollarından biri hakkında zaten yazdım. Burada, örneğin formu hesap numarasına göre doldurmayı uyguluyoruz:
C2 hücresine kullanıcının bir sayı (tablodaki satır numarası) gireceği varsayılır. Satış, aslında) ve daha sonra ihtiyacımız olan veriler zaten bilinen işlev kullanılarak alınır. VPR (DÜŞEYARA) Ve özellikleri INDEX (İNDEKS).
- Değerleri aramak ve aramak için DÜŞEYARA işlevi nasıl kullanılır?
- DÜŞEYARA, İNDEKS ve KAÇINCI işlevleriyle nasıl değiştirilir?
- Tablodaki verilerle formların ve formların otomatik olarak doldurulması
- PivotTable'larla Rapor Oluşturma