Excel'de verileri gruplama ve grubu çözme. Fotoğraflı adım adım talimatlar

Şimdi bilgi çağı. İnsanların her gün işlemesi gereken veri miktarı giderek artıyor. Bu, iş dahil tüm olası yaşam alanları için geçerlidir. Artık, büyük miktarda bilgiyi hızlı bir şekilde işleme becerisine akut bir ihtiyaç duyulan daha fazla insan faaliyeti alanı var.

Bunu yapmanızı sağlayan Excel özelliklerinden biri de gruplamadır. Gerçek şu ki, yapılandırma bilgisi mevcut tüm verilerle değil, yalnızca küçük parçalarla çalışmaya yardımcı olur. Aynı tür bilgileri bir blokta toplarsanız, bilgisayar ve kişinin kendisi için daha kolaydır. Bilgi yapılandırmasının talep görmeyeceği hemen hemen hiçbir alan yoktur:

1. Satış verilerinin işlenmesi. Depolar düzenli olarak farklı maliyet, ağırlık, tedarikçi, isim vb. ile çok çeşitli mallardan oluşan büyük partiler alır. Verileri yapılandırmak, tüm bu bilgi dizisinde gezinmeyi kolaylaştırır.
2. Çalışmalar. Eğitimin kalitesi ve kendi kendine eğitim, bilginin ne kadar iyi yapılandırıldığı ile yakından ilişkilidir. Bu nedenle, aynı türdeki verileri yan yana doğru bir şekilde gruplandırırsanız, örneğin istatistiklerle ilgili yalnızca pratik görevleri değil, aynı zamanda teorik görevleri, ev ödevlerini düzenleme vb.
3. Muhasebe Raporu. Muhasebeciler düzenli olarak, her biri diğer sayılarla bağlantısı olan sayılarla uğraşmak zorundadır. Ve birbiriyle ilişkili çok sayıda uXNUMXbuXNUMXb değeriyle ve farklı türdeki bilgilerle çalışmayı daha uygun hale getirmek için, veri gruplandırmayı kullanmak çok uygundur.

Ayrıca, veri gruplama işlevi, güncel olmayan bilgileri gizlemenize olanak tanır. Nasıl çalıştığını ve nasıl kullanabileceğinizi görelim.

İşlev parametreleri nasıl ayarlanır

Veri gruplama ile çalışmak için önce onu yapılandırmanız gerekir. Bunu yapmak için “Veri” sekmesine gidin ve oradaki “Yapı” seçeneğini bulun. Ardından, sağ alt köşede bir düğme bulmanız gereken bir açılır panel görünecektir.

Bundan sonra, uygun onay kutularını seçmeniz ve OK tuşuna basmanız gereken bir pencere açılacaktır. Bu ayarlar, verilerin nasıl görüntüleneceğini kontrol eder.

Önemli: pratikte, birçok kişi verilerin altında toplamları göstermeyi oldukça sakıncalı bulmaktadır. Bu nedenle, bu kutuyu işaretlemeden bırakabilirsiniz. “Otomatik Stiller” kutusunu işaretlemeniz de önerilir.

Bu adımları tamamladıktan sonra, bilgileri gruplandırmaya hemen başlayabilirsiniz.

Veriler satırlara göre nasıl gruplanır

Şimdi pratikte satırları gruplamak için ne yapılması gerektiğini bulalım.

1. Gruplamak istediklerimizin üstünde veya altında yeni bir satır oluşturun. Her şey, önceki aşamada sonuçları görüntülemek için hangi yöntemin seçildiğine bağlıdır.
2. Bir sonraki adım, eklenen satırın sol üst hücresinde bir tablo başlığı oluşturmaktır. Bu, belirli bir temelde ortak olan hücrelerin birleştirileceği grubun adı olacaktır.
3. Yeni oluşturulan satırın altındaki veya üstündeki alandaki tüm hücreleri seçin (ilk adımda ne yaptığımıza bağlı olarak). Bundan sonra, veri sekmesinde “Yapı” butonunu arıyoruz ve orada “Grup” seçeneğini buluyoruz. Açılır paneldeki oka veya komutun adına değil, simgeye tıklamak önemlidir.

Hala aşağı oka tıklarsanız, gruplama işlevini seçebileceğiniz veya bir yapı oluşturabileceğiniz ek bir menü görünecektir. Bu aşamada öncelikle gruplama ile ilgileniyoruz.

Bundan sonra, gruplamanın gerçekleştirileceği ana özelliği seçiyoruz. Satır veya sütun olabilir. Hiçbir şeyi değiştirmezseniz, varsayılan olarak ilk öğe seçilir. Ayarların ihtiyacımız olan şekilde yapıldığından emin olduktan sonra OK butonuna basarak işlemlerimizi onaylamamız gerekiyor. Satırlara göre gruplandırdığımız için hiçbir şeyi değiştirmemize gerek yok, sadece iki kez kontrol etmemiz gerekiyor.

Önemli: nesneleri gruplamaya başlamadan önce, koordinat panelinde bir hücre değil, tüm sütunları veya satırları seçerseniz, bu iletişim kutusu görünmez. Program kendi başına ne yapacağını bulacaktır.

Çizgilerin gruplandırılmış olduğunu koordinat panelindeki eksi işaretinden anlayabiliriz. Bu bize verilerin ifşa edildiğini söylüyor. Şimdi bu simgeye tıklayarak veya biraz daha yüksekteki 1 düğmesine tıklayarak (gruplama derecesini gösterir) onları gizleyebiliriz.

Çizgilerin gizlendiğini ve eksi işaretinin artıya dönüştüğünü görüyoruz. İstediğiniz satırı açmak için üzerine tıklayabilirsiniz, ardından program bunu kendi başına yapacaktır. Tüm çizgileri genişletmeniz gerekiyorsa, bu durumda koordinat panelinin üstünde bulunan “2” düğmesine tıklamanız gerekir.

Sütunlar nasıl gruplanır

Sütunları gruplamak için eylemlerin algoritması yaklaşık olarak aynıdır:

1. Ayarlarda hangi seçenekleri seçtiğimize bağlı olarak gruplanacak alanın soluna veya sağına yeni bir sütun eklememiz gerekiyor.
2. Grubun adını, görünen sütunun en üstteki hücresine yazıyoruz.
3. Gruplamamız gereken tüm sütunları seçiyoruz (ilk aşamada eklediğimizi bırakıyoruz) ve ardından yukarıda açıklanan algoritma ile aynı şekilde “Grupla” düğmesine tıklıyoruz.
4. Şimdi küçük pencerede “Sütunlar” öğesine tıklamamız ve “Tamam” düğmesine tıklamamız gerekiyor.
5. İyi şanslar.

Notlar. Tıpkı satırları gruplarken olduğu gibi, yatay koordinat çubuğunda tüm sütunları seçersek, küçük bir iletişim kutusu almıyoruz.

Çok düzeyli gruplama nasıl yapılır

Excel işlevsel bir programdır, ancak olasılıkları, yukarıdaki örneklerde açıklandığı gibi tek düzeyli gruplama ile bitmez. Hücreleri birkaç seviyeye göre gruplama yeteneği de vardır. Bu, aşağıdaki şekilde yapılır:

1. Başlangıç ​​olarak, ana grup yukarıda açıklanan şekilde oluşturulur. Alt gruplar daha sonra buna eklenecektir.
2. Bundan sonra ana grubun açıldığından emin oluyoruz. İçinde, yukarıda açıklanan eylemleri de gerçekleştiriyoruz. Belirli adımlar, kişinin satırlarla mı yoksa sütunlarla mı çalıştığına bağlıdır.
3. Sonuç olarak, birkaç düzeyden oluşan gruplar oluşturulabilir.

Verilerin grubunu çözme talimatları

Önceden oluşturulmuş bir grup veya alt gruba artık ihtiyaç duyulmadığında bir durum ortaya çıkabilir. Bunun için ayrı bir işlev var – “Grubu Çöz”. Bunu uygulamak için aşağıdaki adımları izlemeniz gerekir:

1. Grubun parçası olan öğeleri seçin.
2. "Veri" sekmesini açın.
3. Orada “Yapı” grubunu buluyoruz, aşağıdaki okla açıyoruz.
4. Orada, “Grubu Çöz” düğmesine tıklayın. Yazıya değil, simgeye tıklamak çok önemlidir.

Ardından, tam olarak neyi çözmek istediğimizi seçiyoruz. Daha önce gruplandırdıklarımıza bağlı olarak uygun olan öğeyi seçiyoruz. İşlemi tamamladıktan sonra OK düğmesine basın.

Dikkat! Bundan önce çok seviyeli bir gruplama yapılmışsa veya birkaç farklı grup oluşturulmuşsa, bunlar ayrı ayrı yeniden düzenlenmelidir.

Burada da böyle bir sonuç alıyoruz.

Bu, hücrelerin grubunu çözmek için genel bir algoritmadır, ancak herhangi bir işte olduğu gibi, birçok nüans vardır. Onlara daha ayrıntılı bakalım.

Sayfaların grubu nasıl çözülür

Sayfaların grubunu zaman zaman çözmek gerekebilir. Bunu yapmak için aşağıdaki eylem sırasını gerçekleştirmelisiniz:

1. Başlangıç ​​olarak, gruplandırılmış sayfaları buluyoruz. Sayfalar önceden gruplandırılmışsa, aynı renkte gösterilecek veya başlık koyu olarak gösterilecektir.
2. Bundan sonra, gruptaki sayfalardan birine sağ tıklamanız ve ardından içerik menüsündeki "Sayfaları çöz" düğmesine tıklamanız gerekir. Şimdi gruplandırılacaklar ve tüm değişiklikler diğerlerinden bağımsız olarak yapılacak.

Sayfaların grubunu çözmenin başka bir yolu da Shift tuşunu kullanmak ve ardından grubunu çözmek istediğiniz gruptaki etkin sayfaya tıklamaktır. Yani, grubun çözülmesi gereken grubu tanımlamanız, ardından sekmelerden birine tıklamanız ve ardından Shift tuşunu basılı tutarken üzerine tıklamanız gerekir.

Değişiklikler yapıldıktan sonra artık bazı sayfaları gruplayabilirsiniz. Bunu yapmak için Ctrl veya Cmd tuşuna basın (birincisi Windows çalıştıran bilgisayarlar içindir ve ikincisi Apple teknolojisi içindir) ve düğmeyi basılı tutarken bir grupta birleştirmek istediğiniz sayfalara dönüşümlü olarak tıklayın. Bundan sonra, program kullanıcı için her şeyi yapacaktır.

Manuel olarak gruplanmış verilerin grubu nasıl çözülür

Hücrelerin grubunu çözmeden önce, nasıl gruplandıklarını anlamalısınız: manuel veya otomatik olarak. Manuel gruplama, yukarıda açıklanan yöntem olarak kabul edilir. Otomatik grup oluşturma, belirli işlevler kullanılarak oluşturuldukları zamandır. Örneğin, alt toplamları oluşturduktan sonra. Bu fırsatın kullanıldığı “Ara sonuçlar” satırından anlaşılabilir.

Veriler aynı adı taşıyan işlev aracılığıyla gruplandırılmışsa Excel, daha sonra onu dağıtmak için grubun konuşlandırıldığından emin olmanız gerekir. Değilse, soldaki kenar çubuğundaki + düğmesine tıklamanız gerekir. Grubun konuşlandırıldığı gerçeğini, aynı yerde bulunan düğmeye bakarak değerlendirebiliriz. Bir grubu genişlettiğimizde hem gizli satırları hem de grupları görmeye başlarız. Bundan sonra, klavyeyi veya sol fare düğmesini kullanarak gruptaki tüm hücreleri seçin ve ardından - yukarıda açıklanan algoritmaya göre.

Kısayol tuşlarını kullanarak manuel olarak gruplanmış hücrelerin grubunu çözmenin başka bir yolu olduğunu çok az kişi biliyor.

Bunu yapmak için önce gruplandırılmış sütunları seçmeli ve ardından Alt + Shift + Sol ok tuşlarına basmalısınız. İş, Mac OS altında kontrol edilen bir bilgisayarda gerçekleştirilirse, Command + Shift + J tuş kombinasyonunu kullanmanız gerekir.

Otomatik olarak gruplanmış verilerin grubu nasıl çözülür

Önceki paragrafta gerçekleştirilen kontrol sonucunda verilerin otomatik olarak gruplandığı ortaya çıkarsa, bu durumda standart grup çözme işlevi çalışmadığından her şey biraz daha karmaşıktır. Eylemler, verilerin gruplandırılmasını tam olarak neyin gerçekleştirdiğine bağlıdır. Bu, "Alt toplamlar" işleviyse, eylemlerin sırası aşağıdaki gibidir:

1. Ana paneldeki verilerle aynı sekmeyi açıyoruz (veya sıklıkla da adlandırıldığı gibi şerit).
2. “Alt Toplamlar” butonuna tıkladıktan sonra (ki tam da ikinci adım olarak yapmamız gereken şey bu) bir penceremiz olacak. Düğmenin kendisi aynı bölümde bulunur - Yapı. Bundan sonra, “Tümünü Sil” düğmesine tıklamamız gereken bir pencere açılacaktır. Pencerenin sol alt köşesinde veya başka bir yerde bulunabilir (Office sürümüne ve belirli elektronik tablo programına bağlı olarak).

Dikkat! Bu yöntem yalnızca grubu değil, alt toplamları da kaldırır. Bu nedenle, bunları tutmanız gerekiyorsa, grup öğelerini başka bir sayfaya kopyalamak ve bunları gruplandırılmamış olarak kullanmak daha iyidir.

Verileri gruplamak veya grubu çözmek için bir tablo içeren tüm işlemler için güçlü bir öneri. Bunu yapmadan önce, orijinal tablonun bir kopyasını almanız gerekir. Bu durumda, plana göre bir şeyler gitmezse belgenin orijinal görünümünü geri yükleyebilirsiniz.

Bu nedenle Excel, verileri yapılandırmak için çok geniş bir işlevselliğe sahiptir. Tabii ki, bir kişi için her şeyi yapamayacak, ancak yapılandırılmış verilerle işleri daha rahat düzenlemenize izin veriyor. Gerisi kişi tarafından yapılmalıdır. Ancak bu, çok büyük miktarda sayısal ve metinsel bilgi ile çalışmak zorunda olanlar için çok faydalı olacak çok işlevsel bir araçtır.