İçerik
Hiç bir belge veya iş süreci için bir akış şeması oluşturdunuz mu? Bazı şirketler, birkaç fare tıklamasıyla akış şemaları oluşturabilen pahalı özel yazılımlar satın alır. Diğer şirketler farklı bir yol seçerler: zaten sahip oldukları ve çalışanlarının nasıl çalışacaklarını bildikleri bir aracı kullanırlar. Sanırım Microsoft Excel'den bahsettiğimizi tahmin ettiniz.
Bir plan yapmak
Bir akış şemasının amacı, gerçekleşmesi gereken olayların mantıksal yapısını, alınması gereken kararları ve bu kararların sonuçlarını göstermektir. Bu nedenle, düşüncelerinizi düzene koymak için önce birkaç dakikanızı ayırırsanız, bir akış şeması oluşturmak kuşkusuz daha kolay olacaktır. Dağınık, kötü düşünülmüş adımlardan oluşan bir akış şeması çok az kullanışlı olacaktır.
Bu yüzden not almak için birkaç dakikanızı ayırın. Hangi formatta olursa olsun, asıl mesele sürecin her adımını yazmak ve her kararı olası sonuçlarla düzeltmektir.
Öğeleri özelleştir
Her anahat adımı için akış şeması öğelerini Excel'e ekleyin.
- Gelişmiş sekmesinde Ekle (Ekle) tıklayın rakamlar (Şekiller).
- Açılan şekil listesi ana gruplara ayrılmıştır. Gruba doğru aşağı kaydırın Blok diyagramı (Akış şeması).
- Bir öğe seçin.
- Bir öğeye metin eklemek için üzerine sağ tıklayın ve öğesini seçin. Metni değiştir (Metni düzenle).
- Gelişmiş sekmesinde iskelet (Biçim) Menü Şeridi Öğe için stil ve renk şemasını seçin.
Bir elemanla işiniz bittiğinde, amaçlanan yapının bir sonraki öğesi için sonraki elemanı ekleyin, ardından bir sonrakini ekleyin ve bu şekilde tüm yapı ekranda görünene kadar devam edin.
Her akış şeması öğesinin şekline dikkat edin. Form, okuyucuya yapının her adımında hangi işlevin yürütüldüğünü söyler. Standart olmayan formların kullanımı okuyucuların kafasını karıştırabileceğinden, tüm formların genel kabul görmüş amaçlarına uygun olarak kullanılması önerilir.
İşte en yaygın öğelerden bazıları:
- Akış şemasının başlangıcı veya sonu:
- İş akışı, izlenecek prosedür:
- Yeniden kullanılabilir bir alt program gibi önceden tanımlanmış bir süreç:
- Veritabanı tablosu veya diğer veri kaynağı:
- Önceki sürecin doğru bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini değerlendirmek gibi bir karar vermek. Eşkenar dörtgenin her köşesinden çıkan bağlantı hatları, farklı olası çözümlere karşılık gelir:
Öğeleri düzenleyin
Tüm öğeler sayfaya eklendikten sonra:
- Öğeleri eşit bir sütunda düzenlemek için, fare tuşu basılıyken üzerlerine tıklayarak birkaç öğe seçin vardiya, ardından sekmede iskelet (Biçim) tıklayın Merkezi hizalama (Merkezi hizalama).
- Birden çok öğe arasındaki boşlukta ince ayar yapmak için bunları seçin ve sekmesinde iskelet (Biçim) tıklayın Dikey olarak dağıt (Dikey Dağıt).
- Eleman boyutlarının aynı olduğundan emin olun. Akış çizelgenizin güzel ve profesyonel görünmesi için tüm öğeleri aynı yükseklik ve genişlikte yapın. Sekmedeki uygun alanlara istenilen değerler girilerek elemanın genişliği ve yüksekliği ayarlanabilir. iskelet (Biçim) Menü şeritleri.
Bağlantı hatlarını ayarla
Gelişmiş sekmesinde Ekle (Ekle) tıklayın rakamlar (Şekiller) ve düz bir ok veya oklu çıkıntı seçin.
- Doğrudan sırayla olan iki öğeyi bağlamak için düz bir ok kullanın.
- Örneğin bir karar öğesinden sonra önceki adıma dönmek istiyorsanız, bağlayıcının kavisli olması gerektiğinde bir ok çıkıntısı kullanın.
Daha fazla eylemler
Excel, akış çizelgeleri oluşturmak için birçok ek öğe ve sonsuz çeşitlilikte özelleştirilebilir biçimlendirme seçenekleri sunar. Mevcut tüm seçenekleri denemekten ve denemekten çekinmeyin!