İçerik
Excel, birçok kişi tarafından bir elektronik tablo programı olarak kabul edilir. Bu nedenle tabloların nasıl oluşturulacağı ve tablolarla nasıl çalışılacağı sorusu ilk bakışta tuhaf görünebilir. Ancak Excel ve elektronik tablolar arasındaki temel farkın ne olduğunu çok az kişi biliyor. Ayrıca, Microsoft Office paketinin bu bileşeni her zaman elektronik tablolarla etkileşime girmez. Ayrıca, Excel'in ana görevi, farklı şekillerde sunulabilen bilgilerin işlenmesidir. Ayrıca tablo şeklinde.
Veya tablo için ayrı bir aralık seçmek ve buna göre biçimlendirmek gerektiğinde bir durum ortaya çıkabilir. Genel olarak, tabloları kullanmak için çok sayıda olasılık vardır, bu yüzden onlara daha ayrıntılı bakalım.
Akıllı masa konsepti
Excel sayfası ile akıllı elektronik tablo arasında hala bir fark vardır. Birincisi, belirli sayıda hücre içeren bir alandır. Bazıları belirli bilgilerle dolu olabilir, bazıları ise boş. Ancak teknik açıdan aralarında temel bir fark yoktur.
Ancak bir Excel elektronik tablosu temelde farklı bir kavramdır. Bir dizi veriyle sınırlı değildir, kendine has özellikleri, adı, belirli bir yapısı ve çok sayıda avantajı vardır.
Bu nedenle, Excel tablosu için ayrı bir ad seçebilirsiniz – “Akıllı Tablo” veya Akıllı Tablo.
Akıllı bir masa oluşturun
Satış bilgileri içeren bir veri aralığı oluşturduğumuzu varsayalım.
Henüz bir masa değil. Bir aralığı ona dönüştürmek için, onu seçmeniz ve “Ekle” sekmesini bulmanız ve aynı adı taşıyan blokta “Tablo” düğmesini bulmanız gerekir.
Küçük bir pencere görünecektir. İçinde, tabloya dönüştürmek istediğiniz hücre kümesini ayarlayabilirsiniz. Ayrıca ilk satırın sütun başlıklarını içerdiğini belirtmelisiniz. Aynı iletişim kutusunu açmak için Ctrl + T klavye kısayolunu da kullanabilirsiniz.
Prensip olarak, çoğu durumda hiçbir şeyin değiştirilmesi gerekmez. “Tamam” butonuna basılarak işlem onaylandıktan sonra, önceden seçilen aralık hemen tablo haline gelecektir.
Özelliklerini doğrudan ayarlamadan önce, programın kendisinin tabloyu nasıl gördüğünü anlamanız gerekir. Bundan sonra birçok şey netleşecek.
Excel Tablo Yapısını Anlama
Tüm tabloların özel bir Tasarım sekmesinde görüntülenen belirli bir adı vardır. Herhangi bir hücrenin seçilmesinden hemen sonra gösterilir. Varsayılan olarak ad, sırasıyla “Tablo 1” veya “Tablo 2” şeklindedir.
Bir belgede birkaç tabloya ihtiyacınız varsa, daha sonra hangi bilgilerin nerede bulunduğunu anlayabilmeniz için onlara bu tür adlar vermeniz önerilir. Gelecekte, hem sizin hem de belgenizi görüntüleyen kişiler için onlarla etkileşim kurmak çok daha kolay hale gelecek.
Ayrıca, Power Query'de veya bir dizi başka eklentide adlandırılmış tablolar kullanılabilir.
Masamıza “Rapor” diyelim. Ad, ad yöneticisi adı verilen bir pencerede görülebilir. Açmak için şu yolu izlemeniz gerekir: Formüller – Tanımlanmış İsimler – İsim Yöneticisi.
Tablo adını da görebileceğiniz formülü manuel olarak girmek de mümkündür.
Ancak en eğlenceli şey, Excel'in tabloyu aynı anda birkaç bölümde görebilmesidir: bütünlüğünün yanı sıra tek tek sütunlarda, başlıklarda, toplamlarda. Daha sonra linkler bu şekilde görünecektir.
Genel olarak, bu tür yapılar yalnızca daha doğru yönlendirme amacıyla verilmiştir. Ama onları ezberlemeye gerek yok. Tablo seçildikten sonra görünen araç ipuçlarında ve köşeli parantezlerin nasıl açılacağını otomatik olarak görüntülerler. Bunları eklemek için önce İngilizce düzenini etkinleştirmelisiniz.
İstenen seçenek Sekme tuşu kullanılarak bulunabilir. Formüldeki tüm parantezleri kapatmayı unutmayınız. Kareler burada bir istisna değildir.
Tüm sütunun içeriğini satışlarla toplamak istiyorsanız, aşağıdaki formülü yazmalısınız:
= TOPLA (D2: D8)
Bundan sonra, otomatik olarak dönüşecek =TOPLA(Rapor[Satış]). Basit bir deyişle, bağlantı belirli bir sütuna yönlendirecektir. Uygun, katılıyor musunuz?
Böylece akıllı bir tablonun ondan veri alacağı herhangi bir grafik, formül, aralık, otomatik olarak güncel bilgileri kullanacaktır.
Şimdi hangi tabloların özelliklere sahip olabileceğinden daha detaylı bahsedelim.
Excel Tabloları: Özellikler
Oluşturulan her tablonun birden çok sütun başlığı olabilir. Aralığın ilk satırı daha sonra veri kaynağı olarak hizmet eder.
Ayrıca tablo boyutu çok büyük ise aşağı kaydırırken karşılık gelen sütunları belirten harfler yerine sütunların adları görüntülenir. Alanların manuel olarak düzeltilmesi gerekmeyeceğinden, bu kullanıcının beğenisine olacaktır.
Ayrıca bir otomatik filtre içerir. Ancak ihtiyacınız yoksa, ayarlardan istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.
Ayrıca, tablo sütununun son hücresinin hemen altına yazılan tüm değerler kendisine eklenir. Bu nedenle, çalışmalarında tablonun ilk sütunundaki verileri kullanan herhangi bir nesnede doğrudan bulunabilirler.
Aynı zamanda tablonun tasarımı için yeni hücreler biçimlendirilir ve bu sütuna özgü tüm formüller otomatik olarak bunlara yazılır. Basit bir deyişle, tablonun boyutunu artırmak ve genişletmek için doğru verileri girmeniz yeterlidir. Diğer her şey program tarafından eklenecektir. Aynı şey yeni sütunlar için de geçerlidir.
En az bir hücreye bir formül girilirse, otomatik olarak tüm sütuna yayılır. Yani, hücreleri manuel olarak doldurmanıza gerek yok, bu animasyonlu ekran görüntüsünde gösterildiği gibi her şey otomatik olarak gerçekleşecek.
Bu özelliklerin hepsi iyidir. Ancak tabloyu kendiniz özelleştirebilir ve işlevselliğini artırabilirsiniz.
Tablo kurulumu
Öncelikle tablo parametrelerinin bulunduğu “Tasarımcı” sekmesini açmanız gerekir. “Tablo Stili Seçenekleri” grubunda bulunan belirli onay kutularını ekleyerek veya temizleyerek bunları özelleştirebilirsiniz.
Aşağıdaki seçenekler sağlanır:
- Başlık satırı ekleyin veya kaldırın.
- Toplamları olan bir satır ekleyin veya kaldırın.
- Satırları alternatif yapın.
- Uç sütunları kalın harflerle vurgulayın.
- Çizgili çizgi dolgularını etkinleştirir veya devre dışı bırakır.
- Otomatik filtreyi devre dışı bırakın.
Farklı bir format da ayarlayabilirsiniz. Bu, Tablo Stilleri grubunda bulunan seçenekler kullanılarak yapılabilir. Başlangıçta biçim yukarıdakinden farklıdır, ancak bu durumda istediğiniz görünümü her zaman özelleştirebilirsiniz.
Ayrıca bir pivot tablo oluşturabileceğiniz, kopyaları silebileceğiniz ve tabloyu standart bir aralığa dönüştürebileceğiniz “Araçlar” grubunu da bulabilirsiniz.
Ancak en eğlenceli özelliği dilimlerin oluşturulmasıdır.
Dilim, ayrı bir grafik öğesinde görüntülenen bir filtre türüdür. Eklemek için aynı adı taşıyan "Dilimleyici Ekle" düğmesine tıklamanız ve ardından ayrılmak istediğiniz sütunları seçmeniz gerekir.
İşte bu, şimdi bu sütunun hücrelerinde bulunan tüm benzersiz değerleri listeleyen bir panel beliriyor.
Tabloyu filtrelemek için şu anda en ilginç olan kategoriyi seçmelisiniz.
Dilimleyici kullanılarak birden fazla kategori seçilebilir. Bunun için seçime başlamadan önce Ctrl tuşuna basmanız veya filtreyi kaldırmanın solunda sağ üst köşedeki butona tıklamanız gerekmektedir.
Parametreleri doğrudan şerit üzerinde ayarlamak için aynı adı taşıyan sekmeyi kullanabilirsiniz. Onun yardımıyla dilimin çeşitli özelliklerini düzenlemek mümkündür: görünüm, düğme boyutu, miktar vb.
Akıllı Tabloların Temel Sınırlamaları
Excel elektronik tablolarının birçok avantajı olmasına rağmen, kullanıcı yine de bazı dezavantajlara katlanmak zorunda kalacaktır:
- Görünümler çalışmıyor. Basit bir deyişle, belirli sayfa parametrelerini hatırlamanın bir yolu yoktur.
- Kitabı başka bir kişiyle paylaşamazsınız.
- Ara toplam eklemek mümkün değildir.
- Dizi formüllerini kullanamazsınız.
- Hücreleri birleştirmenin bir yolu yoktur. Ancak bunu yapmanız önerilmez.
Bununla birlikte, dezavantajlardan çok daha fazla avantaj vardır, bu nedenle bu dezavantajlar çok fark edilmeyecektir.
Akıllı Tablo Örnekleri
Artık akıllı Excel elektronik tablolarına ihtiyaç duyulan durumlardan ve standart aralıkla mümkün olmayan hangi işlemlerin yapılabileceğinden bahsetmenin zamanı geldi.
Tişört alımından elde edilen nakit makbuzları gösteren bir tablomuz olduğunu varsayalım. İlk sütun, grup üyelerinin adlarını ve diğerlerinde kaç tane tişört satıldığını ve hangi beden olduklarını içerir. Normal bir aralık durumunda imkansız olan hangi olası eylemlerin yapılabileceğini görmek için bu tabloyu örnek olarak kullanalım.
Excel işlevselliği ile özetleme
Yukarıdaki ekran görüntüsünde tablomuzu görebilirsiniz. Öncelikle T-shirtlerin tüm bedenlerini tek tek özetleyelim. Bu hedefe ulaşmak için bir veri aralığı kullanırsanız, tüm formülleri manuel olarak girmeniz gerekecektir. Bir tablo oluşturursanız, bu külfetli yük artık ortadan kalkacaktır. Sadece bir öğe eklemek yeterlidir ve bundan sonra toplamları içeren satır kendiliğinden oluşturulacaktır.
Ardından, herhangi bir yere sağ tıklayın. “Tablo” öğesiyle birlikte bir açılır menü belirir. Etkinleştirmeniz gereken bir "toplam satır" seçeneğine sahiptir. Yapıcı aracılığıyla da eklenebilir.
Ayrıca, tablonun altında toplamları içeren bir satır görünür. Açılır menüyü açarsanız, orada aşağıdaki ayarları görebilirsiniz:
- Ortalama.
- Miktar.
- Maksimum.
- ofset sapma.
Ve daha fazlası. Yukarıdaki listede yer almayan fonksiyonlara erişmek için “Diğer fonksiyonlar” maddesine tıklamanız gerekmektedir. Burada aralığın otomatik olarak belirlenmesi uygundur. fonksiyonu seçtik SUM, çünkü bizim durumumuzda toplamda kaç tane T-shirt satıldığını bilmemiz gerekiyor.
Formüllerin otomatik eklenmesi
Excel gerçekten akıllı bir programdır. Kullanıcı, bir sonraki eylemlerini tahmin etmeye çalıştığını bile bilmiyor olabilir. Her bir alıcı için satış sonuçlarını analiz etmek için tablonun sonuna bir sütun ekledik. Formülü ilk satıra ekledikten sonra hemen diğer tüm hücrelere kopyalanır ve ardından tüm sütun ihtiyacımız olan değerlerle doldurulur. Rahat?
sıralama işlevi
Pek çok insan bu veya bu işlevi kullanmak için bağlam menüsünü kullanır. Çoğu durumda yapılması gereken hemen hemen tüm eylemler vardır. Akıllı tablolar kullanırsanız, işlevsellik daha da genişler.
Örneğin, ön ödemeyi kimin transfer ettiğini kontrol etmemiz gerekiyor. Bunu yapmak için verileri ilk sütuna göre sıralamanız gerekir. Metni, kimin daha önce ödeme yaptığını, kimin yapmadığını ve bunun için gerekli belgeleri kimin sağlamadığını anlayabilecek şekilde biçimlendirelim. Birincisi yeşil, ikincisi kırmızı ve üçüncüsü mavi ile işaretlenecektir. Ve farz edelim ki onları bir araya toplama göreviyle karşı karşıyayız.
Ayrıca, Excel sizin için her şeyi yapabilir.
Öncelikle “Ad” sütununun başlığının yanında bulunan açılır menüyü tıklamanız ve “Renge göre sırala” maddesine tıklamanız ve kırmızı yazı tipi rengini seçmeniz gerekir.
Her şey, artık ödemeyi kimin yaptığı bilgisi net bir şekilde sunuluyor.
Süzme
Belirli tablo bilgilerinin görüntülenmesini ve gizlenmesini özelleştirmek de mümkündür. Örneğin, sadece ödeme yapmamış kişileri görüntülemek istiyorsanız, verileri bu renge göre filtreleyebilirsiniz. Diğer parametrelere göre filtreleme de mümkündür.
Sonuç
Bu nedenle, Excel'deki akıllı elektronik tablolar, yalnızca yüzleşmeniz gereken herhangi bir sorunu çözmek için büyük yardımcılar olarak hizmet edecektir.