Bir kuruluştaki iş süreçlerinin haritasını çıkarmak için size hiç bir akış şeması oluşturma görevi verildi mi? Bazı şirketler, yalnızca birkaç adımda ve tıklamayla akış şemaları oluşturan pahalı, son derece uzmanlaşmış yazılımlar için ödeme yapar. Diğer işletmeler, öğrendikten sonra aynı derecede kolay olacak mevcut araçları kullanmayı tercih ediyor. Bunlardan biri Excel'dir.
Adımlarınızı planlayın
Bir akış şemasının amacı olayların mantıksal sırasını, alınan kararları ve bu kararların sonuçlarını işaretlemek olduğundan, çoğu insan bunu bir akış şeması şeklinde göstermeyi en iyi şekilde bulur. Ve düşüncelerini organize etmek için birkaç dakika ayırırlarsa bunu yapmayı çok daha kolay bulurlar.
Ve gerçekten öyle. Düşünceleriniz yeterince düşünülmezse, akış şeması iyi olmayacaktır.
Bu nedenle, doğrudan bir akış şeması oluşturmaya geçmeden önce bazı notlar almanız önerilir. Bunların gerçekleştirileceği format çok önemli değil. Ana şey, sürecin her aşamasını listelemek, her kararı ve sonuçlarını belirlemektir.
Ayar Öğeleri
- “Şekiller” öğesini bulacağınız “Ekle” sekmesine gidin.
- Bundan sonra, gruplara göre düzenlenmiş bir şekil listesi görünecektir. Ardından, “Akış Şeması” grubu bulunana kadar hepsine bakmanız gerekir.
- Gerekli öğeyi seçin.
- Metin eklemek için öğeye sağ tıklayın ve içerik menüsünden "Metni Değiştir"i seçin.
Son olarak, Biçimlendirme şeridinde akış şeması için bir stil ve renk şeması seçmeniz gerekir.
İstenen öğeyi seçtikten sonra, belirli bir öğe için bir sonraki öğeyi eklemeli ve her aşama görüntülenene kadar devam etmelisiniz.
Daha sonra akış şemasının her bir elemanını gösteren şekil etiketlenmelidir. O zaman ona bakan kişi, akış şemasındaki her bir unsurun onun içinde nasıl bir rol oynadığını ve diğerleriyle nasıl ilişkili olduğunu anlayacaktır.
Her şekil standart işlevini yerine getirir. Diyagramın öğelerini yanlış kullanırsanız, ona bakan biri sizi yanlış anlayabilir.
İşte en yaygın unsurlardan bazıları:
- Akış şemasının başlangıcı veya sonu.
- İş süreci.
- Yinelenen rutinler gibi önceden tanımlanmış bir süreç.
- Veri kaynağı. Bir tablo, bir tür belge veya bir web sitesi olabilir.
- Alınan kararlar. Örneğin, önceden yürütülen bir işlemin doğruluğunun kontrolü olabilir. Eşkenar dörtgenin her köşesinden alınan kararın sonuçlarını gösteren çizgiler olabilir.
Öğeleri sıralama
Öğeler doğru yerlere yerleştirildikten sonra şu adımları takip edebilirsiniz:
- Bir sütundaki öğeleri düzenlemek için, SHIFT tuşuna basarak ve ardından her birine basarak birkaç öğe seçmeniz ve ardından Biçim sekmesinde Ortaya Hizala'yı seçmeniz gerekir.
- Öğeler arasında dikey olarak aynı boşlukları yapmanız gerekiyorsa, bunları seçmeniz ve ardından aynı sekmede “Dikey olarak dağıt” öğesini seçmeniz gerekir.
- Ardından, grafiği görsel olarak daha çekici hale getirmek için tüm öğelerin boyutlarının aynı olduğundan emin olmanız gerekir.
Bağlantı hattı kurulumu
"Ekle" sekmesinde, bir ok seçmeniz gereken bir "Şekiller" öğesi vardır. Düz veya açılı olabilir. İlki, doğrudan sıralı elemanlar için kullanılır. Tüm eylemleri tamamladıktan sonra belirli bir adıma geri dönmeniz gerekiyorsa, eğri bir çizgi kullanılır.
Sıradaki ne?
Genel olarak, Excel grafik için çok sayıda şekil sunar. Bazen standartları görmezden gelebilir ve yaratıcılığı açabilirsiniz. Bu sadece fayda sağlayacaktır.