İçerik
Bir Excel belgesi üzerinde çalışma sürecinde, genellikle birkaç kişinin aynı anda ona bağlanması gerekir. Ve çoğu zaman sayıları birkaç düzine olarak hesaplanabilir. Bu nedenle, işbirliği konusu yalnızca insanları birbirine bağlamakla sınırlı değildir, çünkü çoğu zaman hızlı ve etkili bir şekilde düzenlemeyi öğrenmeleri gereken çelişkili değişiklikler yapabilirler.
Kim yapabilir? Ana kullanıcı statüsüne sahip bir kişi. Tek kelimeyle, bir belgeyle ortak çalışmayı sadece mümkün değil, aynı zamanda etkili kılmak için ne yapılması gerekiyor?
Excel'de paylaşılan bir dosyayla çalışmanın kendine has özellikleri vardır. Bu nedenle, bazı işlemler kullanıcılar tarafından kullanılamaz:
- Tablolar oluşturma.
- Onları görüntüleme de dahil olmak üzere senaryo yönetimi.
- Sayfaları çıkarma.
- Kullanıcılar, birkaç hücreyi birleştirme veya tersine daha önce birleştirilmiş olanları bölme yeteneğine sahip değildir.
- XML verileriyle herhangi bir işlem.
Bu kısıtlamalar nasıl atlanabilir? Sadece genel erişimi kaldırmanız ve ihtiyaç duyulduğunda geri vermeniz yeterlidir.
Aynı e-tablo üzerinde birden fazla kişiyle çalışıyorsanız, mümkün olabilecek veya olmayabilecek bazı görevleri içeren başka bir e-tablo.
Öncelikle hangi dosyanın aynı anda birkaç kişi tarafından düzenlenebilir hale getirilmesi gerektiğini anlamalısınız. Yeni bir dosya veya mevcut bir dosya olabilir.
Ayarlar
Excel'de dosya paylaşmak için yapmanız gereken her şey, İnceleme sekmesine giderek ulaşabileceğiniz Kitap Paylaşımı bölümündedir.
İki sekmeli bir pencere açılacaktır. Otomatik olarak açılan ilkiyle ilgileniyoruz. Ekran görüntüsünde kırmızı bir dikdörtgenle işaretlenmiş öğenin yanındaki kutuyu işaretlememiz gerekiyor. Bununla, birden fazla kullanıcının bir belgeyi yönetmesini sağlıyoruz.
Düzenleme için erişimi açtıktan sonra yapılandırmamız gerekiyor. Bunu yapmak için ikinci sekmeyi açın.
Parametreleri girdikten sonra işlemlerimizi onaylıyoruz. Bunu yapmak için “Tamam” düğmesine sol tıklayın. Paylaşım, hem yeni hem de mevcut herhangi bir kitaba açık olabilir. İlk durumda, onun için bir isim bulmanız gerekecek.
Bundan sonra, dosyayı bilgisayarınıza kaydetmeniz gerekir.
Önemli! Biçim, dosyanın her kullanıcı tarafından kendi elektronik tablo sürümüyle açılabileceği şekilde olmalıdır.
Dosyayı, dosyayı kullanmak isteyen katılımcılara erişimi olan bir ağ paylaşımına veya klasöre kaydetmelisiniz. Dizin seçildikten sonra “Kaydet” butonuna tıklamamız yeterli.
Ancak, paylaşılan dosyayı kaydetmek için bir web sunucusunun kullanılmasına izin verilmez.
Yukarıda açıklanan tüm işlemleri yaptıktan sonra, diğer insanlarla bağlantı kurmanın mümkün olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Bunu yapmak için “Veri” sekmesini açın ve hemen altındaki “Bağlantılar” öğesini bulun. Üzerine tıklarsanız, bağlantıları veya bağlantıları değiştirebileceksiniz. Karşılık gelen bir düğme yoksa, ilişkili dosya yoktur.
Ardından, bağlantıları kontrol etmenin mümkün olduğu “Durum” sekmesi açılır. Her şeyin yolunda olduğu gerçeği, “Tamam” düğmesinin varlığı ile tanınabilir.
Excel ayrıca paylaşılan bir çalışma kitabı açmanıza da olanak tanır. Bunu yapmak için Office düğmesine tıklamanız gerekir. Açılır panel göründüğünde “Aç” öğesini seçmemiz ve paylaşım için kullanılacak kitabı seçmemiz gerekiyor. Bundan sonra, tekrar Office düğmesine tıklayın ve altta bulunabilecek “Excel Seçenekleri” penceresini açın.
Görünen pencerenin sol tarafında, bir ayar kategorisi seçebileceksiniz, ancak en genel parametreleri içeren ilkiyle ilgileniyoruz.
Ardından, kullanıcıları filtrelemenize izin veren verileri belirtmeniz gereken "Kişisel ayar" öğesine gidin - kullanıcı adı, takma ad.
Bu işlemleri yaptıktan sonra belgedeki bilgileri düzenlemek veya bazı veriler eklemek mümkün hale gelir. Değişikliklerinizi yaptıktan sonra kaydetmeyi unutmayınız.
Bu bazen kaydederken sorunlara neden olabilir. Örneğin, paylaşım yalnızca ilk açılışta kullanılabilir ve belgeyi ikinci kez açmaya çalıştığınızda program hata verir. Bu, aşağıdaki nedenlerle olabilir:
- Birden fazla katılımcı aynı hücreye aynı anda veri girerse. Veya başka bir bölüm.
- Çalışma kitabının boyutunun büyümesine neden olan bir değişiklik günlüğü oluşturma. Bu sorunlara yol açar.
- Kullanıcı paylaşımdan kaldırıldı. Bu durumda, değişiklikleri kaydetmek yalnızca bilgisayarında çalışmayacaktır.
- Ağ kaynağı aşırı yüklendi.
Sorunu çözmek için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekir:
- Değişiklik günlüğünü silin veya ondan gereksiz bilgileri silin.
- Belgenin kendi içindeki gereksiz bilgileri kaldırın.
- Paylaşımı yeniden başlatın.
- Bir Excel belgesini başka bir ofis düzenleyicide açın ve ardından tekrar xls biçiminde kaydedin.
Doğru, son sürümlerde bu hata eski sürümlerde olduğu kadar sık olmuyor.
Üye etkinliği nasıl görüntülenir?
Ortak çalışma sırasında, katılımcılardan birinin bir şeyi bozmaması için sürekli izlemeniz gerekir. Bu nedenle, bunlardan birinin hangi eylemleri gerçekleştirdiğini anlamayı öğrenmeniz gerekir. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisiniz.
- "İnceleme" sekmesine gidin ve orada "Düzeltmeler" öğesini bulun. Menüde “Düzeltme seç” öğesini seçin.
6 - Ardından, kullanıcılar tarafından hangi değişikliklerin yapıldığını öğrenebileceğiniz bir pencere açılacaktır. Bu liste otomatik olarak oluşturulur. Bu iletişim kutusundaki ilgili öğenin yanındaki onay kutusuna bakarak durumun gerçekten böyle olduğunu doğrulayabilirsiniz.
7 Bu durumda, sol üst köşedeki listede yalnızca son kaydetmeden sonra yapılan değişiklikler görüntülenecektir. Bu kolaylık sağlamak için yapılır, dergide her zaman daha önceki düzenlemeleri görebilirsiniz.
- Her katılımcıya, değişiklikleri kimin yaptığını anlayabileceğiniz belirli bir renk atanır. Etiketler sol üst köşededir. Ayrıca zamana, belirli bir kullanıcıya veya belirli bir aralıktaki değişiklikleri izlemeyi ayarlayabilir ve bunların görüntülenmesini devre dışı bırakabilirsiniz.
8 - Böyle bir işareti olan bir hücrenin üzerine geldiğinizde, değişiklikleri kimin yaptığını anlayabileceğiniz küçük bir blok görünür.
9 - Düzeltmeleri görüntüleme kurallarında ayarlamalar yapmak için ayarlar penceresine dönmeniz ve ardından değişiklikleri görüntülemek için bir başlangıç noktası ayarlayabileceğiniz “Zamana göre” alanını bulmanız gerekir. Yani, düzeltmelerin görüntüleneceği zaman. Son kaydetmeden itibaren geçen süreyi ayarlayabilir, tüm değişiklikleri yalnızca görüntülenmeyen tüm zamanlar için görüntüleyecek şekilde ayarlayabilir veya bunların görüntüleneceği tarihi belirtebilirsiniz.
10 - Yalnızca belirli bir üye tarafından yapılan düzeltmelerin görüntülenmesini de kontrol edebilirsiniz.
11 - İlgili alanı kullanarak, komutun eylemlerinin günlüğe kaydedileceği sayfanın aralığını ayarlayabilirsiniz.
Doğru yerlerdeki uygun onay kutularını işaretleyerek başka değişiklikler de yapabilirsiniz.
Değişikliklerin listesi ölü ağırlık değildir. Ana kullanıcı, diğer katılımcıların düzenlemelerini onaylayarak veya reddederek inceleyebilir. Nasıl yapılır?
- "İnceleme" sekmesine gidin. Kullanıcının düzeltmeleri yönetebileceği bir "Düzeltmeler" menüsü vardır. Açılır panelde, “Düzeltmeleri kabul et / reddet” seçeneğini seçmeniz gerekir, ardından düzeltmelerin görüntülendiği bir pencere görüntülenecektir.
13 14 - Düzenlemelerin seçimi, daha önce açıklanan kriterlere göre gerçekleştirilebilir: zamana göre, belirli bir kullanıcı tarafından veya belirli bir aralık içinde. Gerekli parametreleri ayarladıktan sonra OK düğmesine basın.
- Ardından, önceki adımda belirlenen koşulları karşılayan tüm ayarlamalar görüntülenecektir. Pencerenin altındaki uygun düğmeye tıklayarak belirli bir düzenlemeyi kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. Ayarlamaları toplu olarak kabul etmek veya reddetmek de mümkündür.
15
Şimdi gerekli ayarlamalar kaldı ve fazlalıklar kaldırıldı.
Excel dosyasından kullanıcı nasıl kaldırılır
Zaman zaman kullanıcıları birlikte yazmaktan çıkarmak gerekli hale gelir. Bunun çok sayıda nedeni olabilir: onlara başka bir görev verildi, katılımcı başka bir bilgisayardan düzenleme yapmaya başladı vb. Bu görevi Excel'de uygulamak hiç de zor değil.
İlk olarak, "İnceleme" sekmesini açın. “Kitaba Erişim” seçeneğinin bulunduğu bir “Değişiklikler” grubu var.
Bundan sonra, daha önce gördüğümüz aynı pencere ekranda görünecektir. Tabloda değişiklik yapabilen tüm kişilerin listesi Düzenle sekmesinde bulunabilir. Şu anda ihtiyacımız olmayan bir kullanıcıyı kaldırmak için bu listede bulmanız, farenin sol tuşuna basarak seçmeniz ve aşağıda bulunan “Sil” butonuna tıklamanız gerekmektedir.
Daha sonra Excel, kullanıcıyı şu anda çalışma kitabında değişiklik yapıyorsa, bu katılımcı tarafından yapılan düzeltmelerin kaydedilmeyebileceği konusunda uyaracaktır. Kabul ediyorsanız, “Tamam”ı tıklayın ve kullanıcı artık paylaşılmayacaktır.
Paylaşılan bir defterin kullanımını sınırlamanın en iyi yolu, kullanıcıyı kaldırmaktır. Bu uygun değilse, kitabı belirli bir katılımcıya göre görüntüleme veya düzenleme hakkını ayarlayabilirsiniz.
Bununla birlikte, varsayılan olarak paylaşıma bazı sınırlamaların dahil edildiğini hatırlamak önemlidir. Yukarıda tarif edilmiştir. Onları hatırlayalım, çünkü tekrarlama öğrenmenin anasıdır.
- Verileri otomatik olarak güncelleyen ve daha birçok özelliğe sahip akıllı tablolar oluşturmak yasaktır.
- Komut dosyalarını yönetemezsiniz.
- Sayfaları silme, hücreleri bağlama veya bağlantısını kesme konusunda yerleşik bir kısıtlama vardır.
- Tüm işlemleri XML verileri üzerinde gerçekleştirin. Basit bir deyişle, dizilerini düzenlemek de dahil olmak üzere büyük miktarda veriyi yapılandırma konusunda kısıtlamalar vardır. XML, yeni başlayanlar için en belirsiz dosya türlerinden biridir, ancak gerçekten oldukça basittir. Bu dosya türü ile belge üzerinde toplu değişiklikler yaparak veri aktarımı yapabilirsiniz.
Basitçe söylemek gerekirse, birlikte yazma, bir belge üzerinde standart işlemleri gerçekleştirmenize olanak tanır, ancak daha profesyonel seçenekler yalnızca bir kişi için kullanılabilir. Bunun nedeni, aynı makroları veya XML toplu değişikliklerinin geri alınmasının biraz daha zor olmasıdır.
Paylaşımı devre dışı bırakmak ve ardından yeniden etkinleştirmek, Excel kullanıcılarının yapabileceklerini sınırlamanın başka bir yoludur. Gerekli değişiklikleri kendiniz yapabilirsiniz, böylece diğer insanları bir şeyi düzenleme fırsatından geçici olarak mahrum bırakabilirsiniz.
Bunu yapmak için şu adımları izlemelisiniz.
- "İnceleme" sekmesini açın, "Düzeltmeler" öğesine gidin ve açılır menüden "Revizyonları vurgula" öğesini seçin.
- Bundan sonra, "Kullanıcı" ve "Aralık içinde" öğelerinin yanındaki kutuların işaretini kaldırmanız gereken bir pencere açılır.
- Bundan sonra, veri yedekleme için gerekli olan bir değişiklik günlüğü belirir.
Bundan sonra paylaşımı kapatabilirsiniz. Bunu yapmak için, şeritteki aynı sekmede "Kitaba erişim" öğesini seçin ve "Birden çok kullanıcının dosyayı değiştirmesine izin ver" seçeneğinin işaretini kaldırın.
İşte bu, şimdi paylaşım devre dışı.
Bu nedenle, Excel'de birlikte yazmayı ayarlamak oldukça kolaydır. Tabii ki, belgeyi sonuna kadar kullanmanıza izin vermeyen bazı kısıtlamalar var. Ama bunlar oldukça basit bir şekilde çözülüyor, paylaşımı bir süreliğine kapatıp gerekli değişiklikler yapıldığında tekrar açmanız yeterli.